Amserlen Cadw Cofnodion a Data'r Brifysgol

Beth yw Amserlen Cadw Cofnodion a Data?

Mae'r Amserlen Cadw yn nodi'r cyfnod amser LLEIAF y mae cofnodion busnes sefydliad yn cael eu cadw. Mae'n berthnasol i bob math o gofnodion ym mhob cyfrwng a fformat (e.e .dogfennau papur ac electronig, cronfeydd data, deunyddiau clyweledol, deunyddiau gwyddonol, arteffactau)

Pam mae angen Amserlen Cadw Cofnodion a Data arnom?

Sicrhau bod cofnodion busnes y Brifysgol yn cael eu cadw cyhyd ag y bo eu hangen i'w galluogi i weithredu'n effeithiol
Cydymffurfio â deddfwriaeth fel Deddf Diogelu Data 2018 a Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
Sicrhau y cydymffurfir â gofynion archwilio
Dangos atebolrwydd i randdeiliaid a'r gymdeithas ehangach
Er mwyn ein galluogi i waredu cofnodion nad oes eu hangen arnom yn hyderus
Darparu safonau a chysondeb wrth gadw cofnodion ar draws y Brifysgol
Mae cadw cofnodion diangen yn defnyddio amser staff, lle ac offer

Fodd bynnag…

Gellir cadw copïau dyblyg o gofnodion fel rheol am gyfnod byrrach - trwy benderfynu pa gopi o unrhyw gofnod yw'r copi swyddogol a sicrhau bod y copïau hyn yn cael eu cadw a'u cadw yn unol â'r Amserlen Cadw
Mae'r polisïau cadw yn seiliedig ar anghenion gweithredol yn unig ac nid ydynt yn adlewyrchu unrhyw asesiad o werth archifol - lle gellir cofnodi bod gan gofnod 'werth archifol' (ac nad yw'n rhan o unrhyw ddeddfwriaeth) gellir neilltuo cyfnod cadw hirach.

Efallai y bydd angen i staff ddyrannu cyfnodau cadw hirach lle mae angen ystyried ffactorau eraill, er enghraifft ymchwiliad archwilio, achos llys neu lle mae corff cyllido angen cyfnod cadw penodol. Yn yr amgylchiadau hyn dylech ymgynghori â pherchennog y cofnodion a'r Rheolwr Cydymffurfio a Chofnodion. Uwchlaw'r cyngor a ddaw o'r JISCInfoNet HEI Records Retention Schedule – User Guide

Cynnwys yr Amserlen Cadw Cofnodion:

Disgrifiadau o Gyfres Cofnodion a gynhyrchir gan weithgareddau busnes Prifysgol Bangor

Disgrifiad o'r mathau o gofnodion

Manylion y maes sy'n gyfrifol (Cynhelir gan) ar gyfer y mathau o gofnodion

Crynodeb o'r Cyfnod Cadw a all fod yn gyfnod a ragnodir gan ddeddfwriaeth neu gyfnod a argymhellir (yn cynnwys Dyfyniadau lle bo'n berthnasol)

Nodiadau sy'n egluro cyfnod cadw neu'r rhesymeg dros y polisi cadw

Gweithredu'r Amserlen Cadw Cofnodion a Data

Dylai'r cyfrifoldeb am weithredu'r amserlen gadw fod yn yr ysgolion/adrannau
Dylai aelod staff yn yr ysgol/adran honno (mewn ymgynghoriad â'r Pennaeth Llywodraethu a Chydymffurfio) sicrhau bod cofnodion yn cael eu trefnu'n rhesymegol (beth bynnag bo'u fformat/cyfrwng) - bydd hyn yn galluogi nodi cofnodion yn effeithlon wrth i gyfnodau cadw gael eu cyrraedd yn unol â'r Amserlen Cadw
Dylai'r aelod staff sicrhau bod gweithwyr yn yr ysgol/adran yn ymwybodol o'r polisïau, gweithdrefnau ac amserlenni cadw perthnasol (edrychwch ar brif we-dudalen Cydymffurfio a'r Gyfraith am y wybodaeth berthnasol.

Beth ddylwn ei wneud pan fydd cyfnod cadw fy nghofnodion yn dod i ben yn ôl y polisi cadw?

Unwaith y bydd cyfnodau cadw wedi dod i ben, ni fydd angen y cofnodion bellach at ddibenion busnes a dylid eu dinistrio neu eu harchifo:

Dinistrio - Dylid dinistrio'r cofnodion gan ddefnyddio'r dull priodol

Adolygu eu gwerth archifol / gweithredol / gwybodaeth - Efallai y bydd angen cofnodion am gyfnod hirach. Dylech ymgynghori â pherchennog/defnyddiwr y cofnodion cyn eu gwaredu

Dinistrio Cofnodion

O dan delerau'r Ddeddf Diogelu Data, egwyddor 7 yn benodol, rydym yn gyfrifol nid yn unig am sicrhau bod data personol yn cael ei gadw'n ddiogel ond hefyd bod y data'n cael ei ddinistrio'n ddiogel. Mae angen hefyd dinistrio cofnodion sy'n cynnwys gwybodaeth gyfrinachol am y Brifysgol a'i gweithrediadau mewn modd diogel

Ni ddylai cofnodion byth gael eu dinistrio heb ganiatâd y perchennog/Pennaeth yr Adran neu'r Ysgol

Cofnodion Papur

Rydym yn defnyddio contractwr oddi ar y safle sy'n casglu'r deunydd cyfrinachol, yn ei ddinistrio'n gyfrinachol ac yn darparu tystysgrifau dinistrio (cysylltwch â'r Cynorthwyydd Cofnodion am wybodaeth ac arweiniad pellach). Mae hefyd yn bwysig i'r Brifysgol gadw cofnod o ddinistrio cofnodion papur neu electronig gan ddefnyddio'r ffurflen 'Rhestr o'r Cofnodion a Ddinistriwyd'

Cofnodion Electronig

Edrychwch ar 'Bolisi ar ailddefnyddio a gwaredu cyfrifiaduron, cyfarpar TG arall a chyfarpar storio data y brifysgol: www.bangor.ac.uk/itservices/disposal/

Beth os nad yw fy nghofnodion yn dod o dan yr Amserlen Cadw Cofnodion?

Dylech ymgynghori â'r rhai sy'n berchen, creu ac yn defnyddio'r cofnodion i ganfod pa mor hir y maent yn teimlo bod y cofnodion yn cadw eu 'gwerth o ran gwybodaeth'
Ystyriwch eu 'gwerth tystiolaethol'- er enghraifft, pa mor hir y gallai fod eu hangen i helpu i brofi a chyfiawnhau gweithred gan y Brifysgol?
Gall cadw fod yn ofyniad allanol (hynny yw, gofyniad cyllido) - mewn achosion o'r fath dylech ystyried pa asiantaethau/ rhanddeiliaid/noddwyr cyllid sydd â diddordeb penodol yn y broses/prosesau y mae'r cofnodion yn eu cefnogi - a oes ganddynt bolisi cadw? (Ymgynghorwch â'r cyrff allanol)
A yw'r cofnodion yn dod o fewn gofynion cadw cyfreithiol neu reoleiddiol? (Ymgynghorwch â'r Pennaeth Cydymffurfio)

Cofnodion Dros Dro

Nid oes gan y mathau hyn o gofnodion unrhyw werth arwyddocaol, gweithredol, o ran gwybodaeth na thystiolaeth. Dylid eu harchifo felly a’u dinistrio cyn gynted ag y maent wedi ateb eu diben cychwynnol:

Cofnodion sy’n cynnwys cyhoeddiadau a hysbysiadau am gyfarfodydd a digwyddiadau eraill, ynghyd â hysbysiadau o dderbyn neu ymddiheuriadau
Ceisiadau am fapiau, gwybodaeth am leoliad, cyfarwyddiadau teithio a llyfrynnau
Dogfennau wedi’u dyblygu, megis drafftiau heb newidiadau, dogfennau ‘er gwybodaeth’ a ‘cc’
Dogfennau trosglwyddo sy’n cyd-fynd â dogfennau ond nad ydynt yn ychwanegu unrhyw werth atynt, megis tudalennau blaen ffacs, e-byst, a slipiau cyfarch
Hen restrau cyfeiriadau, rhestrau dosbarthu etc.
Dyddiaduron, llyfrau cyfeiriadau personol, etc.
Deunyddiau cyhoeddedig neu ddeunyddiau cyfeirio a dderbyniwyd gan werthwyr neu sefydliadau allanol eraill e.e. cylchgronau masnach, catalogau gwerthwyr, taflenni, newyddlenni

Edrych ar yr Amserlen Cadw Cofnodion a Data

Mae Cofrestr Cadw Cofnodion a Data Prifysgol Bangor yn cael ei hadolygu ar hyn o bryd. Wrth i bob amserlen gael ei chwblhau mewn ymgynghoriad â staff perthnasol yn y Brifysgol, byddant ar gael ar y dudalen hon. I gael rhagor o wybodaeth cysylltwch â Lynette Williams, Rheolwr Cydymffurfio a Chofnodion.