Gwadiad E-bost: Nodyn Cyfarwddyd
Ymwadiad E-bost
Mae Prifysgol Bangor wedi penderfynu mabwysiadu ymwadiad e-bost safonol ar gyfer pob e-bost mewnol ac allanol, sy’n nodi goblygiadau cyfreithiol y neges e-bost. Dylai ymwadiad e-bost safonol Prifysgol Bangor ddisodli unrhyw ymwadiadau blaenorol.
Pa e-byst ddylai gynnwys yr Ymwadiad E-bost?
Pob e-bost mewnol ac allanol sy’n cael ei anfon trwy system bost Bangor. Er enghraifft, name@bangor.ac.uk neu amrywiadau arno megis name@informatics.bangor.ac.uk. Os nad ydych yn siwr, cysylltwch â’r Gwasanaethau Gwybodaeth.
Pam mae angen ymwadiad?
Oherwydd bod rhywun yn gallu ysgrifennu e-bost mor gyflym ac mor anffurfiol, mae’n bosib y bydd canlyniadau anfwriadol, fel ymrwymo i gontract cyfreithiol, sylw niweidiol yn y wasg, embaras, neu hyd yn oed achos cyfreithiol yn erbyn y Brifysgol. Mae'n hawdd ysgrifennu sylwadau difrïol, nad ydynt yn cynrychioli barn y Brifysgol.
Mae'n bwysig i’r Brifysgol geisio gwarchod ei buddiannau yn erbyn cyhoeddusrwydd gwael ac achosion cyfreithiol, yn enwedig lle nad oes ganddi reolaeth dros e-byst sy’n cael eu hanfon gan ddefnyddio cyfrif Bangor. Er enghraifft, mae mor hawdd anfon e-bost at y person anghywir.
Ar ben hyn, mae’r ffaith bod Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 bellach ar waith yn golygu y gall e-byst fod yn destun cais Rhyddid Gwybodaeth.
Beth yw’r hawliadau cyfreithiol posib?
Mae’n bosib seilio achos cyfreithiol ar dorri hawlfraint, difrïo, gamliwio, torri cyfrinachedd ac aflonyddu – i enwi ond ychydig. Enghreifftiau o bobl yn mynd i gyfraith yn erbyn y Brifysgol oherwydd cynnwys e-byst unigol. Hefyd, mae atodiadau e-bost yn ffordd gyffredin o ledaenu firysau.
Beth yw effeithiolrwydd cyfreithiol yr Ymwadiad E-bost?
Mae llawer o drafod a all ymwadiad cyfreithiol gyfyngu ar atebolrwydd parti neu a yw'n ei gynyddu – ac mae’n ymddangos bod gan bawb ei farn ei hun ar y pwnc.
Mae’n ymddangos bod y mwyafrif yn cytuno bod ymwadiadau e-bost yn cynnig mwy o ddiogelwch na negeseuon e-bost heb ddim ymwadiad e-bost o gwbl. Y penderfyniad a gymerwyd ar ran y Brifysgol yw bod yn rhaid defnyddio’r ymwadiad e-bost safonol.
Dymunaf rwymo Prifysgol Bangor
Y cyfan sydd angen ei wneud yw rhoi’r geiriau canlynol (neu gyfwerth) yng nghorff testun y neges e-bost:
“Bwriedir i gynnwys y neges e-bost hon rwymo mewn cyfraith ac fe’m hawdurdodwyd ar ran Prifysgol Bangor i wneud cynnig o'r fath”.
Nid yw fy system i yn caniatáu i’r ymwadiad e-bost gael ei ychwanegu’n awtomatig.
Mae gofyn i bob aelod staff sydd â chyfrif Bangor gynnwys yr ymwadiad e-bost llawn, pa un a ydyw’n cael ei ychwanegu’n awtomatig ai peidio.
Mae’r Ymwadiad E-bost yn rhy hir
Mae’r ymwadiad mor fyr ag y teimlid oedd yn bosib. Rhaid iddo fod yn ddwyieithog. Nid oedd bwriad iddo fod yn ddarn o ryddiaith gywrain – ei bwrpas yw delio ag anawsterau cyfreithiol posib.
Pam mae ei angen ar e-bost mewnol?
Gall hawliadau cyfreithiol yn ymwneud â difrïo, aflonyddu a gwahaniaethu gan gynnwys ar sail rhyw ac/neu hil fod yn ganlyniad i gamddefnydd o’r system e-bost fewnol.
E-bost wedi ei ddileu
Mae’r Comisiynydd Gwybodaeth wedi nodi bod cais Rhyddid Gwybodaeth i ddatgelu negeseuon e-bost yn gallu cynnwys chwiliad ar e-byst a ddilëwyd. Felly, nid yw ysgrifennu neges amhriodol a’i dileu’n fuan wedyn yn cynnig unrhyw amddiffyniad sicr.
Dylai pob unigolyn sy’n gweithio yn un o is-gwmnïau’r Brifysgol ac yn defnyddio e-bost a anfonwyd trwy system Bangor, gan gynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i name@bangor.ac.uk fod yn defnyddio’r ymwadiad e-bost safonol.
Rheoli e-byst yn dda
Y ffordd orau i aelodau unigol o’r Brifysgol eu hamddiffyn eu hunain yw trwy reoli e-byst yn dda. Dylid cymryd gofal mawr wrth ysgrifennu e-bost. Bydd rhai’n aml yn gwneud sylwadau amhriodol ac yna'n edifarhau ar ôl anfon y neges.
Cofiwch – mae negeseuon e-bost yn dderbyniol mewn achosion llys, a rhaid eu cyflwyno os gofynnir am hyn o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.
Person Cyswllt
Os oes gennych ragor o gwestiynau am yr ymwadiad e-bost, cysylltwch â Gwenan Hine, Pennaeth Cydymffurfio ar estyniad 2413 neu gwenan.hine@bangor.ac.uk.