Polisi ar Ddiddymu a Chael Gwared ar Eitemau

Archifau a Chasgliadau Arbennig  

Polisi ar ddiddymu a chael gwared ar eitemau 

Cynnwys 

1. Rhagarweiniad  

2. Gwerthuso 

3. Diddymu eitemau 

4. Gwaredu  

5. Trosglwyddo 

6. Dychwelyd i'r adneuwr neu'r rhoddwr 

7. Gwerthu 

8. Dinistrio 

9. Cofnodi’r broses diddymu 

10. Datblygiadau yn y Dyfodol 

 
 

Rheoli Dogfennau 

Enw'r Ffeil	Polisi ar ddiddymu a chael gwared ar eitemau'r Archifau a Chasgliadau Arbennig
Awdur(on) Gwreiddiol:	Pennaeth Archifau a Chasgliadau Arbennig
Awdur(on) yr Adolygiad Presennol	Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig
Statws	Cymeradwywyd gan y Grŵp Tasg Casgliadau a Materion Diwylliannt, 19 Rhagfyr 2022 fel atodiad i'r Polisi Casgliadau
Dosbarthiad	Gwasanaethau Digidol Prifysgol Bangor
Awdurdod	Archifau a Chasgliadau Arbennig

 

Fersiwn	Dyddiad	Awdur(on)	Nodiadau ar Ddiwygiadau
0.1	Mawrth 2016	Pennaeth Archifau a Chasgliadau Arbennig	Cymeradwywyd Mehefin 2016
0.2	Mehefin 2018	Rheolwr Archifau a Chasgliadau Arbennig	Newidiwyd pwynt 4.d. i egluro lefel yr awdurdodiad sydd ei angen i ddiddymu eitemau
0.3	Mehefin 2019	Rheolwr Archifau a Chasgliadau Arbennig	Adolygwyd - ni wnaed unrhyw newidiadau
0.4	Tachwedd 2022	Rheolwr Archifau a Chasgliadau Arbennig	Adolygwyd – newidwyd geiriad pwynt 4g ac ychwanegwyd pwynt 9

 

Dyddiad adolygu: Tachwedd 2025 

 

1. Rhagarweiniad  
    

Derbynnir deunydd archifol ac eitemau printiedig gyda'r bwriad o'u cadw'n barhaol ond mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn cadw'r hawl i adolygu ei ddaliadau'n ôl-weithredol yn unol â gweithdrefnau dethol perthnasol, a chael gwared ar unrhyw archifau na ystyrir eu bod yn deilwng o'u cadw'n barhaol, naill ai ar adeg eu hadneuo neu'n ddiweddarach. Gellir dychwelyd deunydd o'r fath i'r adneuwr, ei drosglwyddo i fan arall neu ei ddinistrio'n gyfrinachol yn dibynnu ar y cytundeb a wnaed ar adeg ei adneuo. 

Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn derbyn yr egwyddor o gynnal rhagdybiaeth gref yn erbyn cael gwared ar unrhyw ddogfennau sydd yn eu perchnogaeth trwy werthiant. 

Nod yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw cynnal cyfander archifol casgliadau. Pan ystyrir ei bod yn briodol rhannu casgliad a throsglwyddo rhan ohono i gadwrfa arall gofynnir am ganiatâd yr adneuwr. 

2. Gwerthuso 

Gwerthuso yw'r broses o benderfynu a oes gan gofnodion a deunyddiau eraill werth (archifol) parhaol. 

Yn y gorffennol, nid oedd casgliadau a dderbyniwyd gan yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn cael eu gwerthuso na'u cofnodi, ac yn sgil hynny mae angen gwerthuso ôl-weithredol neu ail-werthuso yn achos rhai casgliadau a ddelir gan y gwasanaeth. 

Yr arfer presennol yw gwerthuso cynnwys casgliadau pan eu bônt yn cyrraedd neu'n fuan wedyn a phenderfynu pa ddeunydd sy'n deilwng o'i gadw cyn derbyn a chofnodi'r casgliad yn ffurfiol. Gweler “Gweithdrefnau Derbyn”. 

3. Diddymu eitemau 
    

Diddymu yw'r broses ffurfiol, wedi'i dogfennu, o dynnu casgliad neu eitem o'r gofrestr dderbyn neu gadwraeth y gwasanaeth archif. Mae'n ddigwyddiad prin yn yr Archifau a Chasgliadau Arbennig oherwydd gwerth parhaus ein cofnodion, ond weithiau fe'i hystyrir yn angenrheidiol yn sgil arferion hanesyddol yn y gwasanaeth. 

Nid cyfyngiadau ariannol na'r angen i arbed gofod ffisegol yw'r prif ysgogwyr dros ddiddymu a gwaredu. Y Polisi Casgliadau yw'r prif gyfeirbwynt at wneud penderfyniadau. 

Mae diddymu yn broses ffurfiol a bydd bob amser yn cynnwys asesiad gan weithiwr archif proffesiynol, a chaiff ei seilio ar egwyddorion archifol. 

Wrth wneud penderfyniadau ynglŷn â gwaredu, bydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn ystyried y canlynol:  

• Sut y bydd penderfyniadau am waredu yn effeithio ar enw da Prifysgol Bangor.  

• Cyfrifoldebau'r sefydliad, e.e. i'r sefydliad, i'w gymuned.  

• Pob opsiwn moesegol o ran gwaredu   

• Sut i gynghori'r defnyddwyr a rhanddeiliaid am benderfyniadau i waredu a rheoli unrhyw gyhoeddusrwydd a fydd yn ymwneud â hynny.  
   

Mae'r “Telerau ac Amodau Adneuo” yn disgrifio ein gweithdrefnau ar gyfer gwaredu a dylent fod yn brif ganllawiau wrth gyflawni gwarediadau. Fodd bynnag, nid oes cytundebau adneuo manwl yn achos llawer o gasgliadau a dderbyniwyd cyn 2016, ac nid yw unrhyw ohebiaeth neu waith papur sy'n bodoli yn cynnwys gwybodaeth am berchnogaeth. Mewn achosion o'r fath, bydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn gweithredu'n ofalus ac yn ceisio cyngor cyfreithiol, ac yn ymatal rhag gwaredu heb wybodaeth bellach. 

4. Gwaredu 

 

Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn ceisio cadw eitemau a chasgliadau sy'n deilwng o'u cadw ac ni fydd yn cael gwared ar eitemau heb roi ystyriaeth ofalus i'r mater. Fodd bynnag, nid yw'n fwriad ganddo i atal chwynnu ar gasgliadau er mwyn cael gwared ar effemera neu ddyblygiadau nad ydynt yn rhan annatod o'r casgliad. 

Wrth waredu deunydd archifol mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn dilyn arweiniad “Deaccessioning and disposal: guidance for archive services”, 2015, yr Archifau Cenedlaethol. 

Mae gwaredu yn cwmpasu ystod o opsiynau'n ymwneud â chyrchfannau gwaredu, o drosglwyddiad at ddychwelyd i'r adneuwr.  

Ar ôl ail-werthuso neu werthuso'r casgliad yn ôl-weithredol a chadarnhau a yw'r casgliadau/eitem o fewn ein Polisi Casgliadau, dilynir y gweithdrefnau canlynol: 

a. Cyn gweithredu dylid rhoi gwybod i roddwr yr eitem, neu ei etifeddion, am y bwriad i gael gwared arno. Cofnodwch y camau rydych wedi'u cymryd wrth gysylltu â'r rhoddwr neu'r etifeddion.  

b. Cynhaliwch unrhyw ymgynghoriad angenrheidiol gyda grwpiau defnyddwyr/diddordeb a rhanddeiliaid eraill yn eich cymuned.  

c.  Cysylltwch â chyllidwr unrhyw waith a ariannwyd yn allanol ar y casgliad/eitem, er enghraifft catalogio neu gadwraeth. Dylid trafod y gwaredu gyda'r cyllidwr cyn gweithredu. 

d. Adolygwch y penderfyniadau ynglŷn â diddymu a'r cyrchfan gwaredu ac yna sicrhau awdurdodiad ffurfiol ar lefel uwch (y Tîm Rheoli). 

e. Cofnodwch y penderfyniad i waredu a'r cyrchfan yn y cofnodion derbyn.  

f. Cwblhewch y cofnod diddymu/gwaredu i'r eitem. Fan leiaf, dylech gofnodi'r cyfeirnod, y cyrchfan gwaredu, dyddiad ei waredu, y swyddog awdurdodi. Os y'i dinistriwyd dylech gofnodi sut y dinistriwyd y cofnodion a chan bwy.  

g. Dylid gwybodaeth o'r penderfyniad i ddiddymu a'r cyrchfan gwaredu fod ar gael i ymchwilwyr ar eu cais trwy ddulliau sy'n briodol i'ch gwasanaeth a'r casgliad/eitem. 

h. Yn ogystal â newid catalog y gwasanaeth archifau, os yw'r casgliad wedi'i restru ar Discovery (catalog yr Archifau Cenedlaethol), Archives Hub, Cofrestr Genedlaethol Archifau'r Alban neu debyg, dylid diwygio'r cofnodion hynny i ddangos y newid. 

5. Trosglwyddo 
    

Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn ymwybodol mai'r opsiwn gorau o ran gwaredu yw trosglwyddo'r casgliad i wasanaeth archif neu amgueddfa briodol. Efallai fod gan y gwasanaeth derbyn gasgliadau cydategol neu ran arall o'r un casgliad.  

Bydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn darparu manylion y casgliad i'r gwasanaeth derbyn, gan gynnwys copïau o'r gwaith papur adneuo/rhodd ac unrhyw gytundeb a gohebiaeth. 

Lle bo hynny'n bosibl, pan fydd y trosglwyddiad wedi'i gymeradwyo gan y gwasanaeth derbyn, dylid hysbysu'r rhoddwr/etifeddion o'r trosglwyddiad posibl.  

Ar ôl cytuno ar y trosglwyddiad, dylid anfon llythyr trosglwyddo at y gwasanaeth archif sy'n derbyn a chwblhau'r gwaith papur angenrheidiol.  

6. Dychwelyd i'r adneuwr neu'r rhoddwr  
    

Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn ymwybodol mai dychwelyd archifau neu ddeunydd printiedig i adneuwr neu roddwr yw'r opsiwn gorau nesaf o ran gwaredu, yn dilyn trosglwyddo. 

Mewn achosion o'r fath, bydd gohebiaeth a anfonir at yr adneuwr neu'r rhoddwr yn egluro sut y gwnaed yr ailwerthusiad/gwerthusiad ôl-weithredol o'r casgliad/eitem, yn tynnu sylw at sail y penderfyniad a sut y daethpwyd i'r penderfyniad i gael gwared ar yr eitem/eitemau. Mae'n bwysig sicrhau bod diwydrwydd dyladwy yn cael ei arfer ac y cymerir pob cam rhesymol i olrhain y perchnogion. Cedwir cofnod o'r camau a gymerwyd i gysylltu â'r perchennog. 

7. Gwerthu 
    

Nid yw'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn ystyried bod gwerthu archifau a chasgliadau arbennig yn foesegol oni bai mai dyna benderfyniad yr adneuwr, neu bo'r eitemau'n cael eu hystyried yn effemera neu eu bod yn ddyblygiadau.  

Ystyrir gwerthu eitemau'n unig mewn achosion lle nad yw'r casgliad neu'r eitem yn cwrdd â'r polisi datblygu casgliadau cyfredol ac na fu'n bosibl trosglwyddo'r casgliad/eitem i wasanaeth archif arall.  

Os gwerthir eitemau, dylid defnyddio'r elw i gynnal a datblygu casgliadau a gwasanaethau presennol yn y gwasanaeth archif. Ni ddylid defnyddio gwerthiant i gwrdd â diffygion ariannu yng nghyllideb y gwasanaeth archif o ddydd i ddydd.  

8. Dinistrio 

 

Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn ymwybodol bod dinistrio archifau a chasgliadau arbennig yn weithred ddi-droi'n-ôl ac felly'n un y dylasid ei hystyried fel dewis olaf. Dylid dinistrio archifau mewn modd diogel, gan barchu anghenion yr adneuwr/rhoddwr a gofynion deddfwriaeth fel y Ddeddf Diogelu Data. 

9. Cofnodi’r broses diddymu 

 
Y rheolwr a’r archifydd sy’n gyfrifol am gadw cofnod o’r broses diddymu. 

Os yw deunydd yn cael ei ddinistrio rhaid cwblhau Ffurflen Diddymu sy’n cael ei hawdurdodi gan Reolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig a Rheolwr Casgliadau’r Llyfrgell. Mae’r ffurflenni hyn yn cael eu storio ar “Teams” (ar gael yn unig i staff yr A&ChA) ac mae copi papur ar gael yn y Ffolder Diddymu yn y swyddfa. 

Os yw deunydd yn cael ei drosglwyddo rhaid cwblhau Ffurflen “Exit” a Ffurflen Diddymu. Mae’r ffurflenni hyn yn cael eu storio ar “Teams” (ar gael yn unig i staff yr A&ChA) ac mae copi papur ar gael yn y Ffolder Diddymu yn y swyddfa.  

10. Datblygiadau yn y dyfodol 
     

Bydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn datblygu cynllun ar gyfer gwerthuso/ail-werthuso ôl-weithredol.  

Bydd y cynllun yn cynnwys adolygiad o'r deunydd sydd heb ei gatalogio ac archwiliad o'r deunydd i bennu a yw'n deilwng o'i gadw'n barhaol. 

Dylai'r adolygiad: 

• sicrhau bod casgliadau'n cwrdd â'n polisi casglu 

• sicrhau bod yr holl ddeunydd a dderbynnir ac a gofnodir wedi'i werthuso'n gywir yn y lle cyntaf  

• aduno casgliadau a all fod wedi'u rhannu â chadwrfeydd eraill 

• cynnal gwerthusiad ôl-weithredol ar gasgliadau/eitemau lle nad oes tystiolaeth amlwg o werthusiad blaenorol i safon gymeradwy 

• cynnal ailwerthusiad/gwerthusiad ôl-weithredol o gasgliadau neu eitemau a gafodd eu gwerthuso'n flaenorol 

 

Bydd yn ofyniad yr adolygiad fod yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn datblygu gwybodaeth o'r deunydd a nodwyd ar gyfer ei waredu e.e.  

• perchnogaeth neu delerau adneuo/rhodd/prynu  

• deddfwriaeth sy'n berthnasol i'r casgliad/eitem  

• casgliadau cysylltiedig sydd ym meddiant y gwasanaeth ac eraill  

• cofnodion derbyn a thystiolaeth o werthusiad cychwynnol  

• disgrifiadau casglu neu gatalogio  

• trefniadau ariannu ar gyfer unrhyw waith a ariannwyd yn allanol ar y casgliad/eitem, er enghraifft catalogio neu gadwraeth  

• anghenion ymchwil posibl yn y dyfodol