Polisi Cadwraeth a Gofalu am Gasgliadau

Collections Care and Conservation Policy

Archifau a Chasgliadau Arbennig

Polisi Cadwraeth a Gofalu am Gasgliadau

Cynnwys

Rhagarweiniad

Gweledigaeth a Chenhadaeth

Egwyddorion a Nodau’r Polisi

Cyd-destun

Staff ac Adnoddau

Adeilad, Diogelwch a'r Amgylchedd

Parodrwydd at Drychinebau ac Argyfwng

Mynediad a defnydd

Copïo a Dogfennau Dirprwyol

Cadwraeth Adferol

Arddangos a Benthyca at ddiben arddangos

Atodiad A: Polisïau, canllawiau a dogfennau a ymgynghorwyd â hwy

Rheoli Dogfennau
Enw'r Ffeil	Polisi Gofal a Chadwraeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig
Awdur(on) Gwreiddiol:	Archifydd
Awdur(on) yr Adolygiad Presennol	Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig
Statws	Cymeradwywyd gan y Grŵp Tasg Casgliadau a Materion Diwylliannol 19 Rhagfyr 2022.
Dosbarthiad	Gwasanaethau Digidol PB
Awdurdodiad	Archifau a Chasgliadau Arbennig

Fersiwn	Dyddiad	Awdur(on)	Nodiadau ar Ddiwygiadau
0.1	Mawrth 2016	Archifydd	Cymeradwywyd Mehefin 2016
0.2	Medi 2016	Archifydd a Phennaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig	Datganiad cenhadaeth wedi ei ddiwygio i gyd-fynd â Pholisi Casgliadau’r Archifau a Chasgliadau Arbennig at ddibenion achredu’r archifau
0.3	17 Hydref 2016	Pennaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig	Diwygiadau gan Chris Woods, NCS
0.4	Medi 2017	Archifydd	Diwygiadau i 4. Cyd-destun, 8. Parodrwydd at Drychinebau ac Argyfwng, a 9. Mynediad a Defnydd
0.5	Mai 2019	Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig	Diwygiadau a wnaed gan Chris Woods, NCS ac EWS, Archifydd. Yn bennaf parthed diweddaru safonau cadwraeth / system gofrestru defnyddwyr newydd a storio copïau o ddeunyddiau digidol wrth gefn. Cymeradwywyd gan y Tasglu Mehefin 2019
0.6	Ebrill 2022	Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig	Diwygiadau a wnaed yn seiliedig ar awgrymiadau gan Chris Woods yn ystod ei ymweliad ym mis Hydref 2021. Yn bennaf parthed diweddaru safonau cadwraeth a dileu'r adran “Rheoli Casgliadau”.

Dyddiad adolygu: Ebrill 2025

1. Rhagarweiniad

1.1. Diffiniadau a Swyddogaeth Archifau:

Archifau yw cofnod o weithgareddau bob dydd llywodraethau, sefydliadau, busnesau ac unigolion. Maent yn ganolog i gofnodi ein hanes cenedlaethol a lleol ac yn hanfodol i greu treftadaeth ddiwylliannol a chefnogi amcanion polisi cyhoeddus. Mae eu cadwraeth yn sicrhau y bydd cenedlaethau’r dyfodol yn gallu dysgu o brofiadau’r gorffennol wrth wneud penderfyniadau am y presennol a’r dyfodol (‘Archives for the 21st Century,’ (2009) The National Archives).

1.2. Cafodd Adran Archifau'r brifysgol, a sefydlwyd ym 1884, ei chydnabod fel cadwrfa i gofnodion cyhoeddus ym mis Tachwedd 1927. Mae'n gyfrifol am ofalu am gofnodion cynnar y coleg a'u storio yn ogystal â Chasgliadau Archifau, Casgliad Cyffredinol Llawysgrifau Bangor, a Chasgliadau Arbennig. Mae gan yr holl lawysgrifau hyn un nodwedd gyffredin, sef eu perthnasedd i hanes, pobl a thopograffeg gogledd Cymru. Fodd bynnag, mae eu meysydd pwnc yn eang ac o ddiddordeb hanesyddol cenedlaethol yn ogystal â lleol.

1.3 Defnyddir y term cadwraeth yma yn unol â safonau cadwraeth BS 4971:2017 ac EN 16893:2018. Mae cadwraeth yn cyfeirio at yr holl fesurau a’r camau sydd â'r nod o ddiogelu archifau, boed yn ataliol (gan gynnwys polisïau, rheolaeth, gweithdrefnau ac ati) neu’n adferol (mesurau ymyriadol i atal prosesau niweidiol).1

2. Gweledigaeth a Chenhadaeth

2.1. Gweledigaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw cael eu cydnabod fel un o'r archifau prifysgol gorau yng Nghymru, trwy gefnogi ymchwil, addysgu a dysgu a gweithio gyda phartneriaid eraill i hyrwyddo ein casgliadau a denu defnyddwyr o bell ac agos.

2.2 Cenhadaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw ymrwymo i ofalu dros y tymor hir am y casgliadau sydd gan y brifysgol a'u diogelu a hwyluso mynediad at yr adnoddau unigryw hyn. Nod yr Archifau a’r Casgliadau Arbennig yw bod wrth wraidd gweithgareddau academaidd a throsglwyddo gwybodaeth yn y brifysgol, gwneud cyfraniad allweddol at wella’r profiad a gaiff myfyrwyr, ac ymwneud yn fwy fyth â’r cymunedau y mae’n eu gwasanaethu.

3. Egwyddorion a Nodau Polisi

3.1. Mae Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol Bangor yn ceisio cadw eu cofnodion hanesyddol a’u casgliadau archifau, gan gynnwys llyfrau prin, a’u gwneud yn hygyrch, er budd pobl Cymru ac at ddefnydd ymchwilwyr yma a ledled y byd. Maent hefyd yn ceisio bodloni'r rhwymedigaethau cyfreithiol a’r rhwymedigaethau eraill a osodir arnynt gan y Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus, Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Deddf Diogelu Data 1998 ac offerynnau statudol eraill sy'n cyfarwyddo cadwraeth a hygyrchedd cofnodion.

3.2. Mae cadwraeth yn gyfrifoldeb sylfaenol ar Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol Bangor i sicrhau gofal parhaus, dilysrwydd y cofnodion archifol y mae'n eu cadw mewn ymddiriedolaeth ar gyfer cenedlaethau'r presennol a'r dyfodol a mynediad atynt. Bydd yr adran yn gweithio i sicrhau bod cadwraeth yn parhau i fod yn rhan annatod o holl weithgareddau archifau o gaffael cofnodion hyd at fynediad atynt. Mae atal yn well na gwella bob amser, a heb gadwraeth a gofalu am gasgliadau ni fydd modd cael mynediad atynt.

3.3. Strategaeth Gofal a Chadwraeth

Mae'r Strategaeth Gofal a Chadwraeth yn diffinio sut mae'r corff casglu yn bwriadu cyflawni'r nodau a nodir yn ei bolisi gofal a chadwraeth. Bydd y corff casglu yn datblygu ac yn cynnal Strategaeth Gofal a Chadwraeth ar gyfer y casgliadau sydd ganddo. Bydd y Strategaeth Gofal a Chadwraeth yn cynnwys y canlynol o leiaf:

i. asesiad o gasgliadau a deunyddiau penodol sydd ynddynt, sy'n diffinio eu maint, eu natur, eu bregusrwydd ffisegol a'u cyflwr cyffredinol

ii. dadansoddiad o anghenion amgylcheddol mathau o ddeunyddiau wrth gasglu a datblygu amgylcheddau storio a thrin priodol sy'n gynaliadwy;

iii. nodi a gwerthuso risgiau i'r casgliadau, diffinio peryglon, eu heffaith a'u tebygolrwydd ac unrhyw fesurau y gellir eu cymryd i ddileu neu leihau'r peryglon hynny;

iv. asesu, diffinio a blaenoriaethu'r camau gweithredu a'r mesurau angenrheidiol i ddiogelu a chadw casgliadau ac eitemau sy'n cael eu storio a'u defnyddio;

v. datblygu set o weithdrefnau i storio, trin a defnyddio casgliadau.

Mae'r polisi'n nodi'r hyn y mae'r brifysgol yn bwriadu ei gyflawni wrth warchod a chadw ei chasgliadau ac wrth wneud hynny mae'n nodi'r dulliau strategol y bydd yn eu defnyddio i gyflawni'r nodau hyn.

4. Cyd-destun

Mae’r Polisi Gofal a Chadwraeth hwn yn ddatganiad cyffredinol, a ategir gan ddogfennau manwl fel a ganlyn:

Cynllun Gweithredu’r Archifau a Chasgliadau Arbennig
Cynllun Argyfwng yr Archifau a Chasgliadau Arbennig

Cynllun Gweithredu Cadwraeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig
Asesiadau Meincnodi
Polisi Casgliadau’r Archifau a Chasgliadau Arbennig
“Research into cataloguing, indexing and appraisal practices for archives in Wales: survey, Bangor.” (Catalog Cymru Survey 2006)
Polisi Benthyca’r Archifau a Chasgliadau Arbennig

Polisi Casgliadau’r Archifau a Chasgliadau Arbennig
Amserlen Cadw Cofnodion a Data'r brifysgol

5. Staff ac Adnoddau

5.1. Mae holl staff Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol Bangor yn gyfrifol am weithredu'r Polisi Gofal a Chadwraeth, fel sy'n briodol i'w swyddi a'u cyfrifoldebau. Sicrheir bod yr holl staff yn ymwybodol o bwysigrwydd cadwraeth a chânt eu hyfforddi ar drin deunydd archifol mewn modd diogel.

5.2 Mae'r holl weithgareddau, o gaffael i fynediad, yn cael eu llywio gan yr angen i sicrhau bod casgliadau mewn cyflwr addas i'w trin a bod y risg o ddirywiad yn cael ei leihau.

5.3. Mae pob aelod staff yn ymgymryd â rhaglen o fonitro casgliadau arferol ac arferion cadw trefn da: mae mesurau cadwraeth yn cynnwys glanhau, ail-becynnu ac ailgartrefu deunyddiau. Rhoddir hyfforddiant cadwraeth i bob aelod staff newydd [gweler y rhestr wirio cynefino cadwraeth], a darperir hyfforddiant gloywi priodol i'r staff cyfredol.

5.4 Mae’r prif safonau, canllawiau ac offer a ddefnyddir yn cynnwys:

BS 4971:2017 - Conservation & Care of archive & Library Collections
BS 1153 : 1992 - Recommendations or Processing and Storage of Silver-gelatine type Microfilm
EN 16893:2018 – Conservation of cultural heritage - specifications for the location, construction and modification of buildings or rooms intended for the storage or use of heritage collections

5.5 Bydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn adolygu eu rhaglen rheoli cadwraeth yn flynyddol.

6. Adeilad, Diogelwch a'r Amgylchedd

6.1. Y prif ddull ffisegol o ddiogelu casgliadau archifol yw creu a chynnal cadwrfa addas i’r safonau gorau posib (BS 4971:2017 a BS EN 16893:2018). Mae’r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn ceisio sicrhau bod y gadwrfa a'i mannau storio yn bodloni'r safonau a'r meincnodau cenedlaethol a phroffesiynol hyn ym maes cadwraeth.

6.2 Mae’r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn ceisio sicrhau lleoliad priodol a diogel ar gyfer ei holl eitemau ar bob cam, p'un a ydynt yn cael eu storio, eu prosesu, neu eu defnyddio, er mwyn sicrhau bod risgiau i'r casgliad yn cael eu lleihau. Er mwyn sicrhau hyn, dilynir y mesurau canlynol yn unol â'r safonau uchod.

i. Ymgymerir â monitro lefelau tymheredd a lleithder yn barhaus a chynhelir archwiliadau o lefelau golau lux ac uwchfioled yn yr ystafelloedd storio ac ymchwil yn flynyddol.

ii. Cynhelir rhaglen fonitro plâu ym mhob man lle cedwir neu lle defnyddir casgliadau. Dilynir BS EN 16790:2016.

iii. Mae’r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn sicrhau bod gan bob adeilad y cedwir deunyddiau ynddo systemau digonol i atal mynediad heb ganiatâd, yn enwedig i ardaloedd cadw; mae hyn yn cynnwys teledu cylch cyfyng a larwm lladron.

iv. Cyfranogiad is-adran y celfyddydau, diwylliant a chwaraeon Llywodraeth Cymru, wrth ddarparu gwybodaeth broffesiynol, i gynnwys: cyngor ar ddatblygu cyrsiau hyfforddi, cymwysterau proffesiynol, dilyniant gyrfa a safonau galwedigaethol.

v. Cyfranogiad arbenigedd mewnol ac allanol perthnasol i adolygu data monitro bob wythnos o leiaf, gan ddehongli'r data i nodi problemau a gwelliannau posib.

vi. Cynnwys arbenigedd perthnasol i adolygu a diweddaru diogelwch a diogelu rhag tân.

vii. Aelodaeth o'r Gwasanaeth Cadwraeth Cenedlaethol am gyngor, monitro a chynllunio sy'n ymwneud â rheoli cadwraeth y casgliadau.

6.3. Rhoddir ystyriaeth wrth gynllunio ymlaen llaw i greu storfa rewgell ar wahân ar gyfer yr holl ddeunydd plastig ffotograffig, sinematig ac asetad, yn unol â BS 4971:2017.

6.4 Er mwyn rheoli casgliadau mawr o archifau, rhaid nodi a dogfennu grwpiau unigol neu arwahanol o archifau, eu gosod mewn man caeedig diogel a chofnodi eu lleoliad yn y gadwrfa yn systematig. Mae'r Gwasanaeth Archifau yn sicrhau bod lefelau priodol o ddogfennaeth yn cael eu cynhyrchu yn syth ar ôl eu derbyn a bod yr archifau'n cael eu gosod wedi hynny mewn pecynnau o ansawdd archifol addas a'u storio mewn lleoliadau hysbys yn y gadwrfa.

6.5 Er mwyn sicrhau eu bod yn cael eu diogelu’n ddigonol yn y gadwrfa, cymerir y mesurau allweddol canlynol:

Darparu blychau allanol archifol neu becynnau eraill yn systematig ar gyfer grwpiau cysylltiedig perthnasol o ddeunydd archifol, mewn meintiau ac mewn modd nad ydynt yn eu rhoi mewn perygl wrth gael eu storio, gan ddilyn y safonau perthnasol a nodir yn BS 4971: 2017 Conservation & Care of archive & Library Collections and the nationally recognised Benchmarks in Collections Care.

ii. Darparu pecynnau archifol o ansawdd uchel i ddogfennau unigol (gan gynnwys llyfrau a mapiau ac ati) neu nifer fach o ddogfennau tebyg.

iii. Glanhau a gwaredu llwch yn rheolaidd yn ardaloedd y cadwrfeydd a'u silffoedd a'u blychau, gan weithredu rhaglen fesul cam fel nad oes unrhyw ardal yn cael ei gadael heb ei gwirio neu heb ei glanhau am fwy na thri mis.

iv. Defnyddio trapiau pryfed a dyfeisiau monitro plâu eraill a gweithdrefn adrodd a chofnodi i sicrhau bod pla yn cael ei osgoi.

v. Monitro achosion o lwydni y tu mewn a thu allan i flychau archifau a sefydlu gweithdrefn wrth gefn i ymdrin ag unrhyw achosion, i fodloni gofynion rheoliadau iechyd yr amgylchedd ac i ddiogelu archifau rhag tyfiant ffwngaidd.

vi. Darparu cyfleusterau ac offer ar gyfer pecynnu, glanhau a diheintio deunydd archifol. Sicrhau nad oes unrhyw archifau gyda baw rhydd neu bla yn cael eu rhoi yn y cadwrfeydd.

vii. Ceir cyfleusterau i gopïo archifau er mwyn gwella mynediad a sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei chadw trwy ddigideiddio a lle bo'n briodol microffilmio archifol o safon.

7. Parodrwydd at Drychinebau ac Argyfwng

7.1. Mae’r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn cynnal gweithdrefnau cynllunio cyfoes at argyfwng yn unol â Chynllun Parhad Busnes y Gwasanaeth Llyfrgell ac Archifau. Caiff y cynllun argyfwng ei ddiweddaru'n flynyddol i sicrhau bod yr holl wybodaeth yn gyfredol.

7.2 Mewn trychineb neu argyfwng, y flaenoriaeth gyntaf fydd diogelwch pobl ac yna gweithredu ar unwaith i achub neu atal difrod pellach i'r cofnodion.

8. Mynediad a defnydd

8.1. Prif ddiben cadwraeth yw hwyluso mynediad diogel i gasgliadau.

8.2 Bydd yr holl ddeunydd yn cael ei gatalogio ar y system archifau berthnasol gan ddefnyddio safonau catalogio priodol. Bydd y catalogau mynediad cyhoeddus yn disgrifio fformat ffisegol y deunydd ac yn ceisio tynnu sylw at unrhyw ystyriaethau gofal a chadwraeth a allai effeithio ar fynediad i’r eitemau. Bydd mynediad i ddeunydd sydd wedi ei ddifrodi'n sylweddol neu sy'n fregus yn cael ei gyfyngu.

8.3. Mae darllenwyr yn ymgynghori â dogfennau o dan amodau rheoledig yn unol â safonau a gydnabyddir yn genedlaethol ac y cytunwyd arnynt: rhoddir mynediad i’r cyhoedd i ddogfennau gwreiddiol yn yr Ystafell Chwilio Archifau a oruchwylir ac a reolir gan deledu cylch cyfyng a goruchwyliaeth gyson gan staff.

8.4 Rhaid i ddarllenwyr fewngofnodi cyn cyrchu dogfennau a llenwi ffurflen gais am bob dogfen sydd ei hangen arnynt. Rhaid i bob darllenydd lenwi “ffurflen gofrestru defnyddiwr” ar eu hymweliad cyntaf a rhaid i ymchwilwyr allanol wneud cais am “Gerdyn Llyfrgell ac Archifau Allanol” er mwyn gweld dogfennau.

8.5 Mae set o reolau a chanllawiau trin â llaw ar gael yn yr ystafelloedd darllen – rhaid i ddefnyddwyr ddarllen y rhain cyn y rhoddir dogfennau iddynt.

8.6 Os oes dogfen ddirprwyol ar gael, rhaid i ddefnyddwyr a staff ddefnyddio hon yn lle'r gwreiddiol, lle bo'n briodol.

9. Copïo a Dogfennau Dirprwyol

9.1 Y prif reswm dros gynhyrchu dogfennau dirprwyol yw gwella mynediad i’r cofnodion a sicrhau cadwraeth tymor hir. Tra bod galw am fynediad, bydd cofnodion y gall peiriant eu darllen (clyweledol) yn cael eu copïo i greu dogfen ddirprwyol ddigidol a bydd ar gael i ddefnyddwyr. Yn ogystal â chopi digidol, bydd copi wrth gefn yn cael ei gadw ar weinydd wrth gefn neu ar lwyfan Teams Microsoft fel yr argymhellir gan y Gwasanaethau TG.

9.2 Ni ddylai unrhyw waith copïo gan gwsmeriaid beryglu'r cofnod archifol, ac oherwydd hynny, ceir cyfyngiadau.

9.3 Cedwir hawlfraint pan gynhyrchir dogfen ddirprwyol dim ond ar ôl gofyn am ganiatâd deiliad yr hawlfraint y gwneir copïau. Mae gan Brifysgol Bangor drwydded gyda'r Copyright Licensing Agency (CLA) sydd, yn amodol ar delerau ac amodau, yn caniatáu copïo ac ailddefnyddio rhannau o destun a delweddau llonydd o lyfrau, cyfnodolion a chylchgronau printiedig a chyhoeddiadau digidol. Mae'r sefydliad hefyd yn cadw at gyfraith hawlfraint yn seiliedig ar Ddeddf Hawlfraint Dyluniadau a Phatentau 1988 (CDPA 1988).

10. Cadwraeth Adferol

10.1 Bydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig bob amser yn ceisio cael projectau cadwraeth adferol wedi eu dylunio gan sefydliadau sydd wedi eu hachredu gan ICON gyda chadwraethwyr achrededig, cymwys pan fo technegau mewnwthiol ac adferol yn ofynnol. Bydd caffael projectau o'r fath yn digwydd yn unol â BS EN 17429:2020

10.2 Pennir blaenoriaethau ar gyfer cadwraeth adferol gan ddefnyddio'r meini prawf canlynol:

Galw am fynediad at y deunydd (naill ai’r gwir alw neu ragamcaniad o’r galw)
Arwyddocâd hanesyddol neu statws yr eitem
Graddau’r difrod presennol a'r posibilrwydd o ddirywiad yn y dyfodol

Deunydd sy'n cael ei nodi ar sail arolygon a modelau

10.3 Gall staff yn yr Archifau a Chasgliadau Arbennig, sydd wedi cael hyfforddiant priodol, lanhau ac ail-becynnu dogfennau.

11. Arddangos a Benthyca at ddiben arddangos

11.1 Mae’r Archifau a Chasgliadau Arbennig wedi ymrwymo i ymgysylltu a chynnwys y gymuned er mwyn hwyluso’r defnydd ehangach o archifau, ac o’r herwydd gall fenthyca deunydd archifol gwreiddiol sydd ar gael mewn cysylltiad â digwyddiadau addysgol, llenyddol neu ddiwylliannol eu natur (yn amodol ar amodau a chyfyngiadau).

11.2 Bydd ystyriaethau gofal a chadwraeth yn gymorth i benderfynu pa eitemau, neu gasgliadau, fydd yn cael eu benthyca a'u harddangos, a pha mor aml cânt eu benthyca.

11.3. Rhaid i'r Archifydd gymeradwyo'r arddangos a'r benthyca – mae hyn yn berthnasol i ddeunydd a arddangosir yn fewnol yn y sefydliad a phan gaiff ei fenthyca i sefydliadau eraill i'w arddangos. Mewn rhai achosion gellir ymweld â safle ymlaen llaw.

11.4 Dim ond os gall y corff sydd eisiau benthyca’r eitem ddangos bod safonau gofal yn y man arddangos dros dro yn cydymffurfio â rhai’r Archifau a Chasgliadau Arbennig ac yn bodloni gofynion BS 4971:2017 y caiff arddangosiad a benthyciad eu cymeradwyo..

11.5 Ni fydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn rhyddhau unrhyw ddeunydd i'w fenthyca nes bod cytundeb benthyciad, sy'n derbyn amodau, wedi ei lofnodi ar ran y sefydliad benthyca.

11.6 Am ragor o wybodaeth am arddangos a benthyca, gweler Polisi Benthyciadau’r Archifau a Chasgliadau Arbennig

ATODIAD A: POLISIAU, CANLLAWIAU A DOGFENNAU YR YMGYNGHORWYD Â HWY

‘Archives for the 21st Century,’ (2009) The National Archives

BS 4971:2017 Conservation & Care of Archive & Library Collections

BS EN 16893:2018 Conservation of Cultural Heritage

BS EN 15898:2011 Conservation of cultural property. Main general terms and definitions

BS 1153: 1992 - Recommendations or Processing and Storage of Silver-gelatine type Microfilm.

BS EN 16790:2016 Conservation of cultural heritage. Integrated pest management (IPM) for protection of cultural heritage

BS EN 17429:2020 Conservation of cultural heritage. Procurement of conservation services and works

Polisi Casglu Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol Bangor.

The British Library guidance pamphlets http://www.bl.uk/aboutus/stratpolprog/collectioncare/publications/booklets/index.html

Collections Trust (2011). ‘Benchmarks in Collections Care.’

Defnyddir ar y cyd â:

Canllawiau Hawlfraint Llyfrgell Prifysgol Bangor i staff: