Polisi Casgliadau

Archifau a Chasgliadau Arbennig 

Polisi Casgliadau 

Cynnwys 

Gweledigaeth a Chenhadaeth 

Rhagarweiniad 

Datblygiad y Casgliad 

1. Rhagarweiniad 

2. Cryfderau casgliadau 

3. Caffael 

4. Trefniadau dethol a chyfrifoldeb 

5. Diddymu, cael gwared ar a throsglwyddo 

6. Cyllido 

 

Gwybodaeth am y Casgliad 

7. Rhagarweiniad 

8. Derbyn Deunydd Archifol   

9. Derbyn Llyfrau Prin a Chasgliadau Arbennig 

10. Catalogio Deunydd Archifol 

11. Catalogio Llyfrau Prin a Chasgliadau Arbennig 

12. Datblygiadau yn y dyfodol 

 

Mynediad at y Casgliad 

13. Rhagarweiniad 

14. Amcanion 

15. Trefniadau mynediad cyffredinol 

16. Benthyciadau 

17. Rheoliadau mynediad at wybodaeth 

 

Rheoli Casgliadau 

18. Rhagarweiniad 

19. Statws 

20. Rheoli Casgliadau 

21. Safonau 

22. Rhyng-gysylltiadau 

 

Atodiadau 

1. Telerau ac amodau adneuo 

2. Polisi ar ddiddymu a chael gwared ar eitemau 

3. Polisi  ar gatalogio 

4. Polisi ar fenthyciadau 

 

 

Rheoli Dogfennau 

Enw'r Ffeil	Polisi Casgliadau Archifau a Chasgliadau Arbennig
Awdur(on) Gwreiddiol:	Pennaeth Archifau a Chasgliadau Arbennig
Awdur(on) Adolygiad Presennol	Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig a’r Archifydd
Statws	Cymeradwywyd gan y Grŵp Tasg Casgliadau a Materion Diwylliant, 19 Rhagfyr 2022
Dosbarthu	Gwasanaethau Digidol ac arlein
Awdurdod	Archifau a Chasgliadau Arbennig

 

Dyddiad Adolygu:  Hydref 2023 

 

Gweledigaeth a Chenhadaeth 

Gweledigaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw cael eu cydnabod fel un o'r archifau prifysgol gorau yng Nghymru, trwy gefnogi ymchwil, addysgu a dysgu, cymeryd rhan mewn mentrau cydweithredol a darparu amgylchedd gynhwysol ar gyfer ymchwilwyr.   

Cenhadaeth yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw casglu, gofalu a darparu mynediad i’r casgliadau unigryw sydd gan y brifysgol. 

Nod yr Archifau a’r Casgliadau Arbennig yw gwneud cyfraniad allweddol tuag at wella rhagoriaeth ymchwil, profiadau dysgu, profiad myfyrwyr ac amgylchedd dwyieithog – y pedair colofn strategol sy’n sail i strategaeth y brifysgol. 

Rhagarweiniad   

Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn rhan o Wasanaethau Digidol y brifysgol.  Mae'n gadwrfa archifol o fri ac yn rhan allweddol o ymrwymiad y brifysgol i ddiwylliant, iaith a hanes Cymru. 

Trwy eu deunyddiau ac arbenigedd y staff mae'r Archifau'n cefnogi'r amcanion a geir yng Nghynllun Strategol y brifysgol   

• i greu amgylchedd lle gall gweithgarwch ymchwil rhagorol ffynnu   

• i ddarparu addysg arbennig o ansawdd uchel a rhoi profiad dysgu ac amgylchedd dysgu rhagorol 

• i gyfrannu'n ehangach at gyfoeth diwylliannol y rhanbarth rydym yn ei wasanaethu   

 

Bydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn cyflawni'r amcanion hyn drwy'r canlynol: 

• Casglu deunydd sy'n gysylltiedig â chasgliadau presennol yn ogystal â chofnodion y brifysgol, ffigurau amlwg cysylltiedig â hi, neu ddeunydd perthnasol i ymchwil yn y brifysgol 

• Sicrhau bod y casgliadau'n cael eu diogelu'n briodol a'u cadw mewn mannau addas 

• Rhoi mynediad at archifau a chasgliadau arbennig drwy gofnodi, catalogio a digideiddio deunyddiau allweddol 

• Rhoi mynediad i'r ystafell chwilio, cynorthwyo defnyddwyr ac ateb ymholiadau cyffredinol (wyneb yn wyneb ac o bell) 

• Hyrwyddo a chodi ymwybyddiaeth o'r Archifau a Chasgliadau Arbennig o fewn y brifysgol a thu hwnt iddi 

• Creu safonau gwasanaeth a chadw atynt drwy fonitro a gwerthuso 

 
Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn anelu at y safonau uchaf posibl o stiwardiaeth broffesiynol, ac felly bydd yn ceisio arweiniad fel bo'n briodol gan gyrff proffesiynol fel yr Archifau Gwladol, y Preservation Advisory Centre, y National Conservation Service, Harwell a’r adran Celfyddydau, Chwaraeon a Diwylliant o Lywodraeth Cymru. 

Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn gyfrifol am ddeunydd printiedig a di-brint sydd ar wahân i stoc gyffredinol y Llyfrgell ac sy'n cael triniaeth arbennig o ran storio, catalogio, ymgynghori, diogelu a chadwraeth.  Mae'r daliadau'n cynnwys llawysgrifau, casgliadau archifau ystadau a phersonol ac amrywiaeth eang o lyfrau a deunydd printiedig prin. 

 

Defnyddir y term Casgliadau Arbennig i ddisgrifio casgliadau o ddeunydd di-brint a phrintiedig sydd â nodweddion sy'n eu gosod ar wahân i fathau eraill o gasgliadau.  Gall y deunydd o fewn Casgliadau Arbennig fod yn brin ac angen ei drin a'i drafod a'i storio mewn ffordd arbennig.   Casgliad arbennig yw casgliad o ddeunyddiau sydd, gyda'i gilydd, yn ffurfio adnodd pwysig oherwydd eu perthnasedd i bwnc neu unigolyn neilltuol, e.e. ystyrir Papurau'r Penrhyn (di-brint), Casgliad Owen Pritchard (printiedig) a Chasgliad R.S. Thomas (di-brint a phrintiedig) yn Gasgliadau Arbennig.    

 

DATBLYGIAD Y CASGLIAD 

1. Rhagarweiniad 

Pwrpas y polisi hwn ar ddatblygu casgliadau yw rhoi fframwaith ar gyfer cynnal a datblygu'r Archifau a Chasgliadau Arbennig, i gytuno ar flaenoriaethau ac i hyrwyddo cysondeb gyda phenderfyniadau a wneir yn y dyfodol.   Nodir y bydd yr holl faterion yn ymwneud â rheoli casgliadau yn amodol ar gyfyngiadau allanol yn ymwneud â chyllid a lle. 

2. Cryfderau'r casgliadau  
    

Ers ei sefydlu yn 1884 mae'r brifysgol wedi cael amrywiaeth eang o archifau a chasgliadau arbennig a bydd yn parhau i wasanaethu'r sefydliadau, busnesau, unigolion a theuluoedd y mae wedi bod yn gadwrfa i'w harchifau, ac i dderbyn archifau pellach ganddynt. 

Mae'r casgliadau'n cynnwys deunydd yn ymwneud yn bennaf â Gogledd Cymru, yn arbennig Sir Gaernarfon a Sir Fôn.  Mae gan ein holl gasgliadau un nodwedd gyffredin, sef eu perthnasedd i hanes, pobl a thopograffeg Gogledd Cymru.   

 

   a. Yr Archifau a Chasgliadau Arbennig (di-brint) 

Mae meysydd pynciau'r casgliadau archifau yn eang iawn ac mae'r dogfennau a'r llawysgrifau a gedwir yma o bwysigrwydd rhyngwladol a chenedlaethol, yn ogystal ag o ddiddordeb hanesyddol lleol.  Ein polisi casglu yw cryfhau a gwella ein casgliadau presennol, boed drwy adnau, rhodd neu bryniant.   

 

Gellir dosbarthu'r casgliadau archifol i'r categorïau a ganlyn: 

• Casgliadau Arbennig: casgliadau ystadau a phersonol, casgliadau teuluoedd a busnes   

• Casgliad cyffredinol    

• Cofnodion y Brifysgol    
   

Mae'r casgliadau drwyddynt draw'n cynnwys deunyddiau mewn amrywiaeth o fformatau, yn cynnwys: gweithredoedd, mapiau, cynlluniau, arolygon, cofnodion rhenti, llythyrau, llawysgrifau llenyddol, catalogau arwerthiannau, effemera printiedig, cofrestrau, cyfeiriadau printiedig, llyfrau cofnodion, adroddiadau, dyddiaduron, ffotograffau, llyfrau lloffion a rhaglenni. 

Ni chesglir copïau deublyg o ddeunyddiau sydd ar gael eisoes, ac eithrio yn ôl doethineb yr archifydd. Ni chesglir gwrthrychau amgueddfa fel rheol, ac eithrio nifer fechan i ddibenion arddangos neu ddehongli. Derbynnir disgiau cyfrifiadurol, DVDs, CDs, casetiau fideo a thapiau sain yn ôl doethineb yr archifydd. 

   b. Y Llyfrau Prin a Chasgliadau Arbennig (printiedig)  
 

Casgliadau Arbennig yw'r enw a roddir i'r gwahanol gasgliadau o ddeunydd printiedig a gedwir gan y brifysgol.  Yn bur aml, ond nid o anghenraid, maent yn cynnwys llyfrau prin1 ac yn ymwneud â phwnc neu unigolyn penodol.  Mae manylion Casgliadau Arbennig printiedig penodol i'w cael ar-lein yn https://www.bangor.ac.uk/archives/printed-special-collections.php.cy 
 

Gellir dosbarthu'r Casgliadau Arbennig i'r categorïau a ganlyn: 

• Prin Cymreig 

• Prin Cyffredinol 

• Prin Gwyddonol   

• Cyfnodolion Cymraeg 

• Papurau newydd Cymraeg   

 

3. Caffael   

 

Bydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn parhau i dderbyn adnau a cheisio cael deunydd sydd â chysylltiad thematig, daearyddol neu arall â daliadau presennol a chofnodion archifol a chasgliadau arbennig gwreiddiol ac unigryw sy'n cefnogi ymchwil bresennol ac yn y dyfodol, ac addysgu a dysgu ym Mhrifysgol Bangor a'r gymuned ehangach.  Fodd bynnag, nid yw’r adran fel rheol yn ceisio cael archifau mewn meysydd sydd y tu allan i gryfderau presennol ei daliadau, oni bai eu bod yn ymwneud â diddordebau ymchwil y brifysgol. 

 

Gall cofnodion, archifau a chasgliadau arbennig gael eu trosglwyddo'n fewnol, eu rhoi'n rhodd, eu hadneuo fel benthyciad tymor hir neu eu prynu2. Fodd bynnag, mae'n well gan Brifysgol Bangor pan fo'r holl archifau a chasgliadau arbennig yn cael eu rhoi fel rhoddion yn hytrach na chael eu hadneuo. Gweler "Telerau ac amodau adneuo" yn atodiad 1. 

 

Wrth gaffael cofnodion, gwneir pob ymdrech i osgoi gwrthdaro a chystadleuaeth â chadwrfeydd eraill.  Wrth gynghori darpar roddwyr neu adneuwyr, byddwn yn tynnu sylw at gadwrfeydd eraill sydd â diddordebau cyffelyb er mwyn sicrhau y cynigir deunydd i'r sefydliad mwyaf priodol. 

 

Fel rheol, ni dderbynnir copïau deublyg o ddeunydd printiedig a chasgliadau sy'n bennaf yn gopïau o ddeunydd a gedwir mewn mannau eraill.   

Mae hawl gan Reolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig i wrthod â derbyn deunydd lle bernir bod y swm yn gorbwyso ansawdd y wybodaeth a geir yn y cofnodion dan sylw. 

 

Mae ganddo/ganddi hawl hefyd i wrthod â derbyn eitemau neu gasgliadau na ellid fyth ganiatáu mynediad atynt oherwydd cyflwr hynod wael a lle byddai'n rhaid i'r brifysgol wario swm o arian mwy na'i gwerth hanesyddol i wneud yr eitem ar gael i ddibenion ymgynghori.   

 

Mae ganddo/ganddi hawl hefyd i wrthod â derbyn eitemau lle y byddai mynediad cyhoeddus yn y tymor hir wedi’i gyfyngu. 

 

Mae ganddo/ganddi hawl hefyd i wrthod â derbyn eitemau nad ydynt yn syrthio o fewn cylch gorchwyl y polisi hwn ar gasgliadau. 

 

Dim ond dogfennau sydd, ym marn Rheolwr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig, o ansawdd digonol i'w diogelu'n barhaol fydd yn cael eu derbyn.  Ni dderbynnir dogfennau heb deitl perchenogaeth clir ac mae'n amod eu derbyn y bydd y dogfennau ar gael i'w gweld.   

 

4. Trefniadau dethol a chyfrifoldeb 

 

Y Pennaeth Archifau a Chasgliadau Arbennig fydd yn cymryd cyfrifoldeb dros ddethol eitemau a chasgliadau unigol yr argymhellir eu caffael.  Lle bo'r angen, ceisir cyngor ac argymhellion gan staff o'r brifysgol ac eraill sydd â diddordeb a chymerir hynny i ystyriaeth. 

5. Diddymu, cael gwared ar a throsglwyddo 

 

Derbynnir eitemau gyda'r bwriad y byddant yn cael eu diogelu'n barhaol, ond mae hawl gan yr Archifau a Chasgliadau Arbennig i adolygu ei daliadau yn erbyn trefniadau dethol perthnasol a chael gwared ar unrhyw archifau nad ystyrir yn deilwng o'u diogelu'n barhaol pan gânt eu hadneuo neu'n ddiweddarach.  Gall deunydd o'r fath gael eu dychwelyd i'r adneuwr, eu trosglwyddo i rywle arall neu eu dinistrio'n gyfrinachol, yn dibynnu ar y cytundeb a wnaed pan gawsant eu hadneuo. 

Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn derbyn yr egwyddor y dylid bod rhagdybiaeth gref yn erbyn cael gwared ag unrhyw ddogfennau yn eu meddiant drwy eu gwerthu. 

Nod yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw cadw cyfanrwydd archifol casgliadau.  Gofynnir am ganiatâd yr adneuwr lle'r ystyrir ei bod yn briodol rhannu casgliad a throsglwyddo rhan ohono i gadwrfa arall.   
 

Gweler "Polisi a chanllawiau ar ddiddymu a chael gwared ar eitemau" yn atodiad 2 am wybodaeth bellach. 

 

6. Cyllido 

 

Fel archifau prifysgol eraill ym Mhrydain, daw cyllid yr Archifau a Chasgliadau Arbennig o gyfuniad o gyllid craidd o'r sefydliad y mae'n rhan ohono a chyllid grantiau o ffynonellau allanol. 

 

Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig wedi llwyddo'n gyson i ddenu cyllid ychwanegol sylweddol ar gyfer gweithgaredd projectau.  Bydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn ceisio canfod ffynonellau posibl o gyllid ychwanegol fel bo'n briodol. 

 

GWYBODAETH AM Y CASGLIAD 
 

7. Rhagarweiniad 

 

Mae cadw gwybodaeth fanwl am ein casgliadau o ddeunyddiau archifol a phrintiedig yn ganolog i bwrpas yr adran.  Yn achos deunydd archifol, mae'r wybodaeth hon mewn dwy ran: gwybodaeth cofnodi derbynion a gwybodaeth gatalogio. Caiff y ddwy ran hon eu casglu a'u storio gan ddefnyddio system feddalwedd archif arbenigol o'r enw CALM. 

Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn cydnabod bod cofnodi eu casgliadau'n dda, drwy gofnodi derbynion a chatalogio, yn allweddol bwysig i reoli'r casgliad ac i alluogi'r cyhoedd i'w ddefnyddio'n effeithiol.  Rydym felly'n gweithio tuag at gyflawni safonau ac egwyddorion rhyngwladol cyffredin yn ymwneud â chreu catalogau ar gyfer archifau ac rydym wedi ymrwymo i weithio gyda phartneriaid i fabwysiadu a defnyddio safonau dogfennu y cytunwyd arnynt sy'n sicrhau'r rhyngweithredu gorau posibl a rhannu metadata. 

Mae llawlyfr defnyddio CALM yn arwain staff gyda'u gwaith ar gasgliadau, yn ogystal â chanllawiau mewnol ar gofnodi derbynion a chatalogio. 

 

8. Derbyn Deunydd Archifol   
    

Mae cofnodi tarddiad deunydd yn rhan allweddol o ddiogelu dilysrwydd treftadaeth archifol Gogledd Cymru.  Bydd yr adran yn cofnodi pob rhodd, benthyciad a phryniant o gofnodion er mwyn cyflawni hyn.  Mae'r cofnod derbyn hwn yn rhoi syniad cychwynnol o gwmpas, cynnwys a dyddiadau creu'r casgliad, cofnodi ei statws cyfreithiol ac unrhyw gyfyngiadau ar fynediad ato, maint (mewn metrau llinellol), yn ogystal â manylion cyswllt ei ffynhonnell, dyddiad derbyn a rhif derbyn. 

Cedwir y wybodaeth dderbyn hon ar gronfa ddata CALM sy'n cynnwys manylion derbynion er 1999.   

Ni chadwyd cofrestr derbynion cyn 1999 er bod ffeiliau o ohebiaeth yn ymwneud ag adneuon mawr ar gael. 

Ni fydd manylion llawn y deunydd a dderbynnir, yn cynnwys manylion cyswllt yr adneuwr neu'r rhoddwr, ar gael i'r cyhoedd.3 

Mae statws perchenogaeth nifer o gasgliadau ac eitemau a adneuwyd amser maith yn ôl yn aneglur oherwydd nad yw'r adneuwr wedi cadw mewn cysylltiad neu ei fod/bod wedi marw.  Oherwydd materion o'r fath, mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn gwneud pob ymdrech i gadw cysylltiad parhaus ag adneuwyr, yn arbennig yn achos y casgliadau pwysicaf.  Mae ein "Telerau ac amodau adneuo" yn awr yn annog adneuwyr i roi gwybod am newidiadau cyfeiriad neu berchenogaeth. 

Bydd gwybodaeth am dderbynion newydd, yn cynnwys cyfyngiadau ar fynediad atynt neu eu defnyddio, yn cael ei chyhoeddi cyn gynted â phosibl, yn flynyddol drwy ein gwefan a thrwy roi gwybod i'r Gofrestr Genedlaethol Archifau am dderbynion newydd. 

9. Derbyn Llyfrau Prin a Chasgliadau Arbennig 

 

Caiff gwybodaeth yn ymwneud â derbynion newydd o ddeunydd printiedig prin ei chofnodi ar y System Rheoli Llyfrgell ar ffurf cofnodion llyfryddiaethol ac eitem a gaiff eu creu i safonau rhyngwladol.  Mae'r rhain yn cynnwys manylion p'un a yw deunydd wedi'i brynu neu ei roi.   

Cedwir cofnod ar wahân o fanylion rhoddwyr, yn cynnwys enw a chyfeiriad, ar y Rhestr Rhoddion.   

Yn draddodiadol, mae plât llyfr gydag enw'r rhoddwr yn cael ei roi ar bob eitem (oni bai bod y rhoddwr yn nodi fel arall). 

10. Catalogio Deunydd Archifol  
     

Mae catalogio'r deunydd a gedwir yn hanfodol i alluogi staff i reoli'n effeithiol y wybodaeth a gedwir i'w diogelu'n barhaol o fewn yr adran, ac i alluogi i'r cyhoedd ddefnyddio'r deunydd fel bo'n briodol. 

Mae holl catalogio newydd yn cadw at safonau proffesiynol cyfredol, sef egwyddorion ac elfennau hanfodol y Safon Gyffredinol Disgrifiad Archifol (ISAD(G)), a gofynion y gronfa ddata CALM.  Efallai na fydd catalogau hŷn yn cyflawni'r gofynion hyn ac mae gwaith yn cael ei wneud i ddiweddaru a gwella'r rhain i'w cynnwys yn CALM. 

Mae safonau eraill a ddefnyddir wrth lunio catalogau newydd a diwygiedig yn cynnwys: 

• Cofnod yr awdurdod rhyngwladol ar safonau archifol (ISAAR(CPF)) ar gyfer cyrff corfforaethol, unigolion a theuluoedd 

• Rheolau'r cyngor archifau cenedlaethol ar lunio enwau personol, lleoedd a chorfforaethol 

• Penawdau pwnc Llyfrgell y Gyngres 

• Canllawiau catalogio GLAM v2o ar gyfer deunydd llenyddol 

Defnyddir y rhain i gyd i greu termau mynegai mewn ffordd gyson sy'n rhoi ystod eang o bwyntiau mynediad i'r cyhoedd at ddisgrifiadau perthnasol mewn catalogau.   

Caiff catalogau newydd eu hymgorffori'n uniongyrchol i'r gronfa ddata CALM cyn gynted â phosibl - gan gyfuno o daenlenni / tablau geiriau / torri a phastio. 

Dan rai amgylchiadau gall dosbarthu cychwynnol, rhestru cynnwys bocsys dros dro, neu gatalogio gan wirfoddolwyr, alluogi mynediad cynt at gasgliadau mawr, cyn y gallant gael eu catalogio'n llawn gan archifyddion cymwysedig. 

Fel llawer o archifdai ym Mhrydain, mae gan yr Archifau a Chasgliadau Arbennig ddeunydd cynyddol wedi crynhoi nad yw wedi'i gatalogio.  Nid yw hwn ar gael yn rhwydd i'r cyhoedd, a gall gynnwys deunydd sy'n fwy addas i'w drosglwyddo neu gael gwared arno.  Ymateb yr adran i leihau'r ôl-gronni hwn yw: 

• Asesu pwysigrwydd casgliadau yn rheolaidd 

• Blaenoriaethu casgliadau i'w catalogio 

• Edrych ar bosibiliadau cael cyllid mewnol ac allanol i leihau meysydd allweddol lle ceir ôl-gronni   

• Peidio â derbyn deunydd nad yw bellach yn cyflawni'r meini prawf a amlinellwyd dan bwyntiau 3 a 4 uchod 

Caiff copïau o'i gymhorthion canfod/catalogau eu darparu i adneuwyr. 

Gweler "Polisi Catalogio" yn atodiad 3 
 

11. Catalogio Llyfrau Prin a Chasgliadau Arbennig 
     

Caiff Casgliadau Arbennig eu catalogio gan ddefnyddio'r System Rheoli Llyfrgell.   

 

 

12. Datblygiadau at y dyfodol 
     

Cofnodi derbynion 

Caiff cofrestr derbynion ei chreu'n adolygol i gofnodi unrhyw adneuon a dderbyniwyd cyn 1999 a chaiff holl ohebiaeth hanesyddol yn ymwneud â'r adneuon hynny eu digideiddio a'u cadw ar yriant a rennir y brifysgol.  
 
Catalogio 
 
Caiff strategaeth gatalogio ei hysgrifennu a'i gweithredu 

CALM ac adnoddau ar-lein eraill  
 
Bydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn parhau i symud catalogau a gedwir mewn fformatau eraill i CALM.  Lle bo'n bosibl, caiff data eu gwella yn ystod retro-drosi i gyflawni safonau presennol, ond mae hyn yn ddibynnol ar bennu adnoddau ac ymrwymiadau eraill.    

Caiff disgrifiadau lefel eitem o gasgliadau sydd newydd eu catalogio a chatalogau sydd wedi eu rhetro-drosi eu hanfon at yr Archives Hub drwy’r CIIM cyn gynted â phosib.  

 

MYNEDIAD AT Y CASGLIAD 

13. Rhagarweiniad 

 

Mae'r ddogfen hon yn nodi'r sail dros fynediad at archifau a chasgliadau arbennig a gedwir gan Brifysgol Bangor. 

Mae'r Gwasanaeth Llyfrgell ac Archifau'n wasanaeth sy'n canolbwyntio ar gwsmeriaid ac sy'n bennaf yn cefnogi gweithgareddau ymchwil, dysgu, addysgu a gweinyddol myfyrwyr a staff ar draws y brifysgol. Ond mae hefyd yn rhoi mynediad cyhoeddus at lawer o'i adnoddau i gefnogi academyddion a'r cyhoedd gyda'u hymchwil. 

Cafodd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig ei anrhydeddu â’r statws o fod yn Archifdy Achrededig yn Nhachwedd 2016, ei gadw yn Nhachwedd 2019 a bydd yn gwneud cais o’r newydd yn Ionawr 2023. 
 
Mae'r Archifau'n gwasanaethu myfyrwyr a staff Prifysgol Bangor ond mae ei chymuned yn ymestyn y tu hwnt i ffiniau'r brifysgol ei hun.   

Caiff defnyddwyr eu diffinio fel defnyddwyr mewnol ac allanol4 ac mae budd-ddeiliaid yn cynnwys:    

• Myfyrwyr yn y brifysgol a mannau eraill    

• Academyddion yn y brifysgol a mannau eraill 

• Gweinyddwyr y brifysgol 

• Uwch Reolwyr y brifysgol 

• Staff a gwirfoddolwyr yr Archifau a Chasgliadau Arbennig 

• Canolfannau a sefydliadau ymchwil o fewn y brifysgol 

• Haneswyr teuluoedd a haneswyr lleol 

• Grwpiau cymunedol 

• Y sector amgueddfeydd, archifau a llyfrgelloedd 

• Ysgolion, yn cynnwys disgyblion ar leoliad gwaith 

• Y cyfryngau a chyhoeddwyr 

• Cyfreithwyr a rhai'n defnyddio archifau fel tystiolaeth 

• Adneuwyr 

• Cyrff cyllido  
   

14. Amcanion 

 

Nod yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw darparu gwasanaeth effeithiol, effeithlon a chroesawus i'w chymuned gyfan, ar y safle, oddi ar y safle ac o bell.  Fe'n hysbysir gan y Public Services Quality Group Standard for Access for Archives, a ddefnyddir fel cyfrwng i siapio darpariaeth y gwasanaeth, a chyflwyno newidiadau a gwelliannau o ran mynediad i ddefnyddwyr.   
 

15. Trefniadau Mynediad Cyffredinol  
     

• Ymholiadau o Bell  
   

Bydd yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn rhoi gwybodaeth i ymholwyr ynghylch cynnwys y casgliadau, sut i gael hyd i ddeunydd a chael mynediad i gasgliadau. Hefyd, lle bo'n briodol, byddant yn rhoi cyngor ar archifau/gwasanaethau eraill a all fod yn fwy priodol i gynorthwyo ymholwyr. 

Os gellir lloffa'r wybodaeth yn syml o'r gwreiddiol darperir hynny.  Ond lle bo'r cais yn mynd tu hwnt i ddarparu gwybodaeth gyffredinol am y casgliadau neu angen ymchwil helaeth, bydd yr ymholwyr yn cael cyngor ynghylch hynny a'u hannog i ddarllen y dogfennau eu hunain.   

• Ymholiadau wyneb yn wyneb  
   

Mae'r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn agored i bawb.  Mae angen gwneud apwyntiad o flaen llaw.  

Oriau agor yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw: 

Dydd Llun – Dydd Gwener 

9.30 – 12.00, 13.30 – 16.00 

Ceir Ystafell Ddarllen benodedig i ymgynghori â dogfennau a deunydd printiedig prin ac astudio tawel, ac Ystafell Addysg ar gyfer ymweliadau gan grwpiau.  Hefyd, ceir derbynfa gyda loceri i gadw bagiau, cotiau ac eiddo personol arall. 

Rhoddir arweiniad gan staff yr Ystafell Ddarllen ar gasgliadau, mynediad atynt, eu trafod yn ddiogel a'u dehongli.   

Gwneir defnyddwyr yn ymwybodol o'u cyfrifoldebau wrth ddefnyddio'r casgliadau. 

Mae angen cael Cerdyn Allanol Llyfrgell ac Archifau er mwyn edrych ar ddeunydd archifol gwreiddiol a/neu lyfrau prin. Er mwyn cael Cerdyn Allanol Llyfrgell ac Archifau rhaid i chi ddod â dwy ddogfen gyda chi – un i brofi pwy ydych ac un i brofi’ch cyfeiriad. Hefyd, rhaid cwblhau "Ffurflen Cofrestru Defnyddwyr" 

Mae’r Archifdy ar gael at ddefnydd staff a myfyrwyr ond rhaid iddynt gwblhau "Ffurflen Cofrestru Defnyddwyr" ar eu hymweliad cyntaf. 

Mae angen i'r holl ymwelwyr lofnodi'r llyfr ymwelwyr wrth fynd i mewn i'r Archifau a Chasgliadau Arbennig. 

• Cymhorthion Chwilio   

 

Mae catalogau printiedig ar gael yn yr Ystafell Ddarllen yn yr Archifau, ynghyd â mynediad at gatalogau ar-lein. 

Mae disgrifiadau ar lefel casgliad a rhai ar lefel eitem o’r casgliadau archifol ar gael hefyd drwy wefan yr Archives Hub. 

Mae catalogau ar gael ar-lein, gyda disgrifiadau o eitemau unigol, a gellir mynd atynt o'r wefan Archifau http://calmview.bangor.ac.uk/Calmview/  

Mae gwaith yn parhau i gynyddu'r disgrifiadau o eitemau unigol.   

Mae'r Archifau'n rhoi gwybodaeth flynyddol i'r Gofrestr Archifau Genedlaethol ar dderbynion newydd. 

Gellir cael gwybodaeth am ddeunydd printiedig prin drwy gatalog ar-lein y Llyfrgell.    

• Gwneud cais am ddeunyddiau 

 

Mae angen i ddefnyddwyr sydd eisiau gweld deunydd archifol lenwi 'Ffurflen Gais Archifau' (ar gael yn yr Ystafell Ddarllen) 

Mae angen i ddefnyddwyr sydd eisiau gweld deunydd printiedig prin gwblhau “Ffurflen Gais Llyfr Prin” (ar gael yn y Llyfrgell ac Ystafell Ddarllen yr Archifau a Chasgliadau Arbennig) 

• Cyfyngiadau ar fynediad  
   

Rhoddir mynediad at ddeunydd archifol yn unol â thelerau Deddf Diogelu Data 1998 a Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Fodd bynnag, efallai y gweithredir rhai cyfyngiadau an-statudol.   

Mae hyn yn digwydd: 

1. Pan fo perchnogion wedi trafod cyfyngu mynediad gyda Phrifysgol Bangor, ar yr amod y rhoddir mynediad anghyfyngedig ar ôl i'r cyfnod trafod ddod i ben, yn amodol ar unrhyw gyfyngiadau cyfreithiol. 

2. Lle bo cofnodion heb eu catalogio. 

3. Lle bo cofnodion yn anaddas i'w bodio. 

4. Lle bo cofnodion wrthi'n cael eu diogelu 

5. Lle gwyddys bod ymholiadau cyfreithiol yn cael eu gwneud. Mewn achosion felly, byddai angen caniatâd yr adneuwr cyn rhoi'r cofnodion i ddefnyddiwr eu gweld. 

 

• Casgliadau Arbennig 
   

Rhaid i ymwelwyr sydd eisiau ymgynghori â'r Casgliadau Arbennig a restrir isod ddilyn y trefniadau perthnasol.   

• Casgliad R.S. Thomas 

• Casgliad yr Eglwys Gadeiriol 

• Y Casgliad Arthuraidd 

• Cofnodion Cymdeithas Ryngwladol Arthuraidd – Cangen y DU 

• Canolfan Hanes y Llyfr 

 

• Gwasanaethau Copïo 

 

Gall staff yr Archifau a Chasgliadau Arbennig roi copïau i ymchwilwyr o ddogfennau neu lyfrau prin yn y casgliad. 5 Fodd bynnag, mae’r gwasanaeth hwn yn dibynnu ar nifer o ffactorau, yn benodol yn ymwneud â chyflwr, maint, hawliau perchnogaeth a chyfraith hawlfraint. Mae gan yr Archifydd hawl i wrthod caniatâd i gopïo eitemau o’r casgliad. 

 

• Defnyddio camerâu darllenwyr yn yr Ystafell Ddarllen 

 

Mae’r Archifau a Chasgliadau Arbennig yn caniatáu i ymchwilwyr dynnu lluniau digidol o ddogfennau a llyfrau prin yn yr Ystafell Ddarllen ar ôl iddynt brynu trwydded ar gyfer hynny. 6 (Nid oes angen i ddefnyddwyr mewnol na myfyrwyr brynu trwydded ac mae hawl ganddynt i dynnu lluniau am ddim) 
 

Rhaid cymeradwyo unrhyw ffotograffiaeth. Mae gan yr Archifydd hawl i wrthod caniatâd i gopïo’n ddigidol lle gallai hynny ddifrodi’r eitem, neu lle byddai hynny’n effeithio ar hawlfraint neu hawliau perchnogaeth. 

Mae’r drwydded yn caniatáu i gopïau gael eu gwneud at ddefnydd personol a phreifat yn unig. Ni chaiff neb drosglwyddo copïau i drydydd parti, eu harddangos na’u cyhoeddi o gwbl (yn cynnwys ar wefannau). 

• Cyhoeddi 

 

Rhaid i ddarllenwyr sy'n bwriadu cyhoeddi neu atgynhyrchu dogfennau a gedwir yn yr Archifau gael caniatâd Archifydd y brifysgol yn gyntaf. 

Efallai y codir tâl cyhoeddi lle darperir atgynyrchiadau ar gyfer eu cyhoeddi.   

Dylid cydnabod "Archifau a Chasgliadau Arbennig, Prifysgol Bangor" am gael defnyddio delweddau a dylid nodi cyfeiriad llawn yr eitem(au). 

16. Benthyciadau 

 

Mae Archifau a Chasgliadau Arbennig Prifysgol Bangor yn croesawu ymholiadau a cheisiadau i fenthyca eitemau o'u casgliadau ar gyfer arddangosfeydd cyhoeddus yn y Deyrnas Unedig.  Mae rhoi eitemau ar fenthyg yn ffordd werthfawr o alluogi cynulleidfaoedd newydd i weld y casgliadau.  Gweler y "Polisi ar Fenthyciadau" yn atodiad 4.   

 

17. Rheoliadau Mynediad at Wybodaeth 

 

Nodir hawliau mynediad at wybodaeth a gedwir gan y brifysgol mewn tair dogfen: y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, y Ddeddf Diogelu Data a'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol. 

Mae pob un o'r tair deddfwriaeth gydberthynol hyn yn berthnasol i wahanol fathau o wybodaeth a gedwir gan y brifysgol.  Mae'r Ddeddf Diogelu Data'n rheoli ceisiadau am fynediad at ddata personol; mae'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn cynnwys darpariaethau ar gyfer mynediad at wybodaeth yn ymwneud â'r amgylchedd; ac mae'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn rheoli mynediad at yr holl fathau eraill o wybodaeth y gwneir cais amdanynt sydd tu allan i sgôp y Ddeddf Diogelu Data a'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol.  Gall un cais am wybodaeth ymwneud â phob un o'r tair deddfwriaeth.  Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol yw'r cyswllt canolog am wybodaeth bellach am Ryddid Gwybodaeth, Diogelu Data a Chynllun Cyhoeddi'r Brifysgol.   

 

RHEOLI CASGLIADAU 

18. Rhagarweiniad 

 

Prif amcan y polisi hwn yw dangos y dull cydlynol a weithredir gan yr Archifau a Chasgliadau Arbennig o ran Rheoli Casgliadau. 

Mae'r polisïau, y cynlluniau a'r dulliau gweithredu sy'n arwain ein gwaith ar ddatblygu casgliadau, gwybodaeth am gasgliadau a gofalu am gasgliadau yn gydblethedig gyda'r nod o sefydlu trefn holistig i reoli'r dreftadaeth ddogfennol sydd gennym a'i gwneud yn hygyrch i bawb.  Trwy gynllunio effeithiol a gofalu am y casgliadau, catalogio proffesiynol, cadwraeth briodol a digideiddio, a gweithgareddau hyrwyddo ac estyn allan, mae staff yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yn hybu mynediad at y casgliadau a'u datblygu. 

19. Statws 

 

Yr Archifau a Chasgliadau Arbennig yw'r lle canolog i gadw cofnodion Prifysgol Bangor, ei rhagflaenwyr a chyrff cysylltiedig, a grëwyd ac a grynhowyd ers ei sefydlu ym 1884. 7 Daeth yr adran yn gadwrfa gydnabyddedig i gofnodion cyhoeddus ym 1960 ac felly effeithir yn uniongyrchol arni gan Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus 1958 a diwygiadau dilynol iddi.  
 

Cafodd yr archifydd proffesiynol cyntaf i reoli a datblygu'r casgliadau a sicrhau mynediad atynt ei benodi ddiwedd y 1950au.  Cyn 1963 nid oedd gan y brifysgol le penodedig ar gyfer y casgliadau archifol ac fe'u cadwyd yn nhŵr y brifysgol am flynyddoedd lawer, lle a ystyrid yn anaddas oherwydd materion yn ymwneud â'i gyflwr a mynediad iddo. 

 

20. Rheoli Casgliadau 

 

Mae'r polisi hwn ar reoli casgliadau yn dwyn ynghyd wahanol elfennau, a adlewyrchwyd yn ein "Gweledigaeth a Chenhadaeth" ac mae hefyd yn ystyried: 

 

 Datblygiad casgliadau archif drwy ddethol, catalogio, diogelu a rheoli cofnodion o werth hanesyddol a gafodd eu creu neu eu cael gan y brifysgol a'u gwneud yn hygyrch i bawb    
 

 Cefnogi polisi presennol y brifysgol o ddarparu rhagoriaeth mewn ymchwil, rhoi profiad eithriadol i fyfyrwyr a chyfoethogi bywyd cymunedol a diwylliannol Cymru a thu hwnt.   

 

21. Safonau  
     

Mae'r safonau canlynol yn berthnasol i bolisïau rheoli'r casgliadau Archifau:   

• BS4971:2017 Cadwraeth a gofal am gasgliadau archifol a llyfrgelloedd   

• PAS197:2009 Cod ymarfer ar reoli casgliadau diwylliannol   

• EN 16893:2018 Cadwraeth Diwylliant Treftadaeth – Manylion o ran lleoli, adeiladu a newid adeiladau neu ystafelloedd ar gyfer storio neu ddefnyddio casgliadau treftadaeth 

• Deddf Cydraddoldeb 2010 

• Deddf Diogelu Data 2018 (gan gynnwys Rheoliad Cyffredinol  Gwarchod Data [GDPR])   

• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 

• Deddf Cofnodion Cyhoeddus 1958 

• Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 

• Cod Ymddygiad Cymdeithas Archifau a Chofnodion (DU ac Iwerddon)    

• ISAD(G) - Disgrifiad Archifol Safonol Rhyngwladol Cyffredinol 2000 

• ISAAR(CPF) 2011 

• Public Services Quality Group Standard for Access to Archives 2008 

• Deddf Delio mewn Gwrthrychau Diwylliannol (Troseddau) 2003 

 

22. Rhyng-gysylltiadau   
     

Deall y rhyng-gysylltiadau yw'r allwedd i ddeall y dull holistig o reoli casgliadau.   

• Mae deunyddiau newydd yn cyrraedd drwy weithgaredd goddefol a chrynhoi arferol.  Fodd bynnag, o ganlyniad i ddadansoddi'r casgliadau, gellir datblygu'r archif drwy ymyrraeth fwy amlwg mewn rhai meysydd. 
• Caiff derbynion newydd eu hasesu o ran anghenion diogelu a chadwraeth, a'u rhoi mewn trefn blaenoriaeth i'w catalogio.  Rheolir y gwaith ôl-gronni catalogio yn flaengar, gan chwilio am gyfleoedd ar gyfer cyllido allanol.   Mae catalogio a pharatoi cymhorthion canfod yn flaenoriaeth er mwyn cynnal a gwella hygyrchedd at amrywiaeth ein casgliadau a rhai dirprwyol.   Gellir ystyried bod darparu dirprwyon yn gwella mynediad at rai casgliadau neu rannau o gasgliadau.   
• Mae galw a diddordeb defnyddwyr yn helpu i arwain blaenoriaethau catalogio.  Mae galw defnyddwyr ac asesiadau diogelu yn helpu i arwain blaenoriaethau cadwraeth a digideiddio. 
• Rhoddir sylw i faterion cadwraeth a diogelu yn y Polisi Gofal a Chadwraeth, ynghyd â'r Cynllun Gweithrediadol a Chynllun Argyfwng yr Archifau a Chasgliadau Arbennig. 

Mae polisïau rheoli'r casgliadau unigol yn adlewyrchu'r rhyng-gysylltiadau hyn.