Wrth edrych ar nodweddion arweinwyr llwyddiannus, nodwedd allweddol yw ymwybyddiaeth o’u hemosiynau eu hunain a’u heffaith bosibl ar eraill. Felly mae deall pobl eraill yn hollbwysig i reoli timau’n effeithiol.

Mae amcanion clir yn ein helpu i ganolbwyntio ein sylw, rhoi synnwyr cyfeiriad a’n helpu i reoli ein blaenoriaethau’n effeithiol – gall amcanion heriol fod yn ysgogol hefyd. Dylai’r amcanion fod yn rhai SMART:

• Penodol ac yn ymestyn – dylai amcanion fod mor benodol a chlir ag y bo modd ac ymestyn pobl hynny yw, eu bod yn gosod rhywfaint o her i’r unigolyn.
• Mesuradwy – bydd yr amcan yn nodi bod yr amcan wedi ei gyflawni.
• Wedi eu cytuno ac yn gyraeddadwy – yn ddelfrydol dylai’r rheolwr ac aelod staff gytuno ar yr amcanion a bod yr amcanion yn realistig o fewn cyd-destun y swydd a’r adnoddau sydd ar gael.
• Realistig – nid yw’r amcanion yn rhai haearnaidd, felly mae’n amlwg bod angen newid amcanion os yw’r sefyllfa’n newid a rhaid i’r nod sicrhau cydbwysedd rhwng bod yn anodd a chyraeddadwy.
• Terfynau amser – mae rhoi dyddiadau cau yn dda o ran canolbwyntio sylw pawb a helpu’r rheolwr i fynd ar ôl y camau gweithredu a chytuno ar ddisgwyliadau.

Nid oes unrhyw ffon hud pan ddaw i gymhelliant a dyna pam mae llawer o ddamcaniaethau am y maes hwn. Fodd bynnag, dyma rai agweddau pwysig i’w hystyried fel rheolwr mewn perthynas â chymhelliant:

• Mae staff yn gwahaniaethu o ran yr hyn maent eisiau mewn swydd, felly mae’n dda cael gwybod beth maent eisiau ei gyflawni a hefyd cydnabod nad yw’r hyn sy’n eich cymell chi o reidrwydd yn mynd i ysgogi pobl eraill.
• Mae pobl eisiau synnwyr o bwrpas – felly gwnewch yn siŵr bod eich staff yn gwybod beth a ddisgwylir ganddynt a sut maent yn cyfrannu at weledigaeth gyffredinol y brifysgol.
• Rhowch wybod beth sy’n digwydd yn eich maes chi ac yn y brifysgol fel bod pobl yn teimlo’n wybodus ar lefel leol ac yn deall y ‘darlun mawr’ o ran y brifysgol.
• Deall beth mae eich tîm eisiau gennych chi – a chyflawni eu disgwyliadau.
• Dangos diddordeb yn eich staff.

Mae pobl yn gweithio ar eu gorau pan maent wedi eu cymell ac i gael eu hysgogi maent angen:

• Deall sut mae eu hamcanion yn cyfrannu at amcanion cyffredinol y brifysgol.
• Gwybod os ydynt yn cyflawni eu hamcanion ac os ydynt, bod hyn yn cael ei gydnabod.
• Ymgynghori â nhw ynghylch penderfyniadau sy’n cael effaith arnynt.

Mae’n amlwg bod gallu rheolwyr i gyfathrebu’n effeithiol yn bwysig, ac felly mae angen i chi ymgynghori â’ch staff (cyn gwneud penderfyniadau, cael syniadau ac awgrymiadau), hysbysu eich staff (am benderfyniadau fel bod staff yn gwybod am unrhyw newidiadau) a pherswadio a dylanwadu ar eraill (fel y gallwch weithio tuag at atebion a gytunir ar y cyd). Pan fyddwch yn gwneud hyn mae’n rhaid i chi wrando’n effeithiol. Mae gwrando yn sgil pwysig i reolwyr, a bydd yn eich helpu i gael y budd mwyaf o’r sgyrsiau a gewch gyda’ch staff a chydweithwyr eraill. Mae gwrandawyr da yn gofyn am eglurhad trwy ofyn i’r siaradwr gadarnhau neu bod yn fwy penodol am yr hyn sy’n cael ei ddweud, ac yn crynhoi’r prif bwyntiau i sicrhau eu bod yn deall yr hyn sy’n cael ei ddweud. Mae adborth hefyd yn un o sgiliau allweddol rheolwr da. Gall adborth fod yn gadarnhaol – pan fydd rheolwyr am i staff barhau â’r gwaith da neu ddatblygiadol – pan fydd angen i reolwyr fynd i’r afael â meysydd sy’n achosi problemau. Mae rheolwyr yn aml yn osgoi trafod perfformiad gwael oherwydd eu bod yn ofni y bydd yr aelod staff yn ymateb yn wael neu’n emosiynol. Felly, pan fyddwch yn rhoi adborth am berfformiad mae’n rhaid i chi:

• Gyfathrebu mewn ffordd wrthrychol a pheidio â barnu (hynny yw peidiwch â bod yn emosiynol)
• Bod yn benodol iawn.
• Eglurwch yn union beth yw’r broblem ac yna nodi effaith y gwaith / pobl eraill a bod yn glir iawn am yr hyn rydych eisiau ei weld yn digwydd yn y dyfodol.

Mae llawer yn teimlo’n amddiffynnol ynglŷn â beirniadaeth. Pan fydd hyn yn digwydd, dylech gydnabod hynny a cheisio tawelu’r sefyllfa. Gallwch wneud hyn trwy:

• Wrando’n ofalus a gofyn cwestiynau – trwy ofyn cwestiynau myfyriol e.e. “Sut fyddech chi’n delio â’r sefyllfa yna eto?”
• Cyfnewid rôl – os oedd y sefyllfa’n cynnwys pobl eraill, gallwch ofyn beth fyddai eu safbwynt pe baent hwy yn sefyllfa’r unigolyn arall.
• Hunanddatgelu – eglurwch sut ydych chi’n teimlo oherwydd y sefyllfa.
• Byddwch yn bendant – gallwch gydnabod safbwynt neu deimladau unigolyn arall ond rhowch ddatganiad clir am eich safbwynt chi ynghylch y sefyllfa.
• Chwilio am syniadau – cael yr unigolyn i gymryd rhan trwy chwilio am ateb i’r ddwy ochr.