Rheoli Tan-Berfformio

Gweithredu anffurfiol yn gyntaf

Mae’r camau sy’n gysylltiedig â rhoi sylw i faterion tanberfformio yn cyd-fynd â’r fframwaith cyffredinol i reoli perfformiad a amlinellir yn y canllawiau hyn ond os ydych yn symud i drefniadau mwy ffurfiol i ymdrin â pherfformiad, gofynnwch am gyngor Adnoddau Dynol.

Fel y nodwyd yn flaenorol yn y ddogfen hon, dylai cael trafodaeth weddol anffurfiol yn gynnar mewn achosion o danberfformio fod yn ddigon i ymdrin â’r mater. Gall Adnoddau Dynol eich helpu i ystyried y sefyllfa a’r ffordd orau o fynd at yr aelod staff i ymdrin â’r tan-berfformio yn anffurfiol i ddechrau.

Nod rheoli tan-berfformio yw helpu’r unigolyn i wella a chwrdd â safonau cytunedig. Wrth wneud hyn byddwch wedi sicrhau:

Bod eich aelod staff yn deall yn glir beth yw’r broblem o ran perfformiad;
Bod cynllun gweithredu wedi ei sefydlu ers digon o amser i ganiatáu gwella;
Bod unrhyw gefnogaeth a nodwyd wedi cael ei darparu, ac mae digon o amser wedi ei ganiatáu ar gyfer gwella;
Mae gennych lwybr archwilio clir o’r holl gamau uchod gyda’r trafodaethau wedi eu cofnodi, eu cadarnhau yn ysgrifenedig i’r unigolyn a lle bo modd, bod yr unigolyn wedi cydnabod derbyn unrhyw gyfathrebu ysgrifenedig.

Pan fyddwch yn dechrau poeni am berfformiad, agwedd neu ymddygiad unigolyn, dylech geisio ddelio â hyn gyda’r unigolyn cyn gynted ag y bo modd. Fodd bynnag, cyn i chi wneud hyn mae’n bwysig ystyried a oes unrhyw beth a allai fod yn achosi’r broblem, er enghraifft, ystyriwch:

Hunan-adfyfrio cyflym

Ydych chi wedi ei gwneud yn glir beth sy’n ddisgwyliedig o’r unigolyn ac a oes ganddo/ganddi ddealltwriaeth gyffredin o’r disgwyliadau hyn? Os oes unrhyw amheuaeth ynghylch a yw’r disgwyliadau wedi cael eu gwneud yn glir, rhowch sylw i hynny’n gyntaf.
A ydych wedi bod yn rhoi adborth priodol am berfformiad?
Pa gefnogaeth sydd wedi ei rhoi a beth arall all fod ar gael? E.e. hyfforddiant, canllawiau, offer, trefniadau gweithio hyblyg, etc.
A oes unrhyw faterion/ffactorau sylfaenol a all fod yn effeithio ar allu’r unigolyn i berfformio’n effeithiol? E.e. materion iechyd neu bersonol sylfaenol, anawsterau rhwng pobl etc. Os caiff unrhyw faterion o’r fath eu nodi bydd angen edrych a rhoi ystyriaeth bellach mewn rhai amgylchiadau. Er enghraifft, gall anabledd neu fater meddygol a ddatgelwyd yn ddiweddar olygu cyfeirio at Iechyd a Lles yn y gweithle. Gofynnwch am gyngor AD fel y bo’n briodol.

Deall y gwahaniaeth rhwng galluogrwydd ac ymddygiad

Mae gan y brifysgol drefn disgyblu a threfn gallu felly mae’n bwysig deall pa drefn i’w defnyddio.

Wrth ddelio gyda materion ymddygiad dylid defnyddio’r Drefn Ddisgyblu. Dylid gwneud hyn oherwydd bod rhagdybiaeth bod yr ymddygiad yn bennaf dan reolaeth yr aelod staff, a gyda pheth cefnogaeth dylent allu ei wella.

Mewn perthynas â galluogrwydd mae gennym ddwy drefn ar wahân hynny yw, Rheoli Absenoldeb Salwch a’r Drefn Galluogrwydd. Gan fod y ddwy weithdrefn hyn yn delio gyda galluogrwydd mae mwy o ragdybiaeth y gall y mater fod y tu allan i reolaeth lawn yr aelod staff, ac felly mae’r ddwy drefn yn pwysleisio’r angen i ystyried gwahanol opsiynau / cefnogaeth.
Hefyd gellir effeithio’n negyddol ar berfformiad os oes gan aelod staff bryder, problem neu gwyn ynghylch eu gwaith neu unigolyn y maent yn gweithio gyda nhw, felly mae’n bwysig y rhoddir sylw teg a phrydlon i’r materion hyn, a lle bo modd, yn anffurfiol drwy’r Drefn Gwyno.

Mae adnabod y broblem hefyd yn bwysig gan fod hyn yn penderfynu pa drefn dylid ei dilyn, ond gan nad yw hyn yn glir bob amser, ac os ydych yn ansicr, gofynnwch i’r adran Adnoddau Dynol am gyngor.

Gyda diolch i Brifysgol York am y diagram uchod.

Siart llif Crynodeb o Berfformiad

Mae amlinelliad o wahanol senarios a materion ar y dudalen nesaf i chi eu hystyried fel rheolwr a phenderfynu pa gamau dylid eu cymryd. Fel arweiniad cyffredinol i chi, mae yma nifer o wahanol senarios a materion y mae’n rhaid i chi eu hystyried wrth ymdrin â materion perfformiad.

Nid yw’r senarios yn rhestr gynhwysfawr o ystyriaethau/camau gweithredu, dylid eu haddasu i sefyllfaoedd unigol ac mae cyngor ar gael bob amser o’r adran AD pan fo angen.
Dylai rheolwyr fabwysiadu’r egwyddor o drafod unrhyw bryderon gyda’r unigolyn cyn gynted â phosibl ar ôl dod i wybod am broblem neu ar ôl digwyddiad gan gymryd safbwynt anfeirniadol, cefnogol a meddwl agored.

Senarios a chamau gweithredu posibl – perfformiad

Senario	Ystyriaethau anffurfiol i reolwyr	Camau i’w cymryd ar unwaith	Ystyriaethau tymor byr	Tymor Hir
Cadw amser, hwyr yn cyrraedd gwaith a chyfarfodydd gwaith yn rheolaidd.	Ydych chi wedi cadw cofnod o’r dyddiadau/amseroedd yr oedd yr unigolyn yn hwyr. A yw pob aelod arall o’r tîm yn brydlon? Ydych chi’n gwybod am unrhyw anawsterau a wynebir gan yr unigolyn yn y gwaith neu du allan i’r gwaith?	Gwnewch drefniadau i siarad gyda’r unigolyn yn breifat a dywedwch eich bod wedi sylwi eu bod yn cael anhawster i gyrraedd ar amser. Chwiliwch am unrhyw resymau tu ôl i hyn e.e. problemau yn y cartref, anawsterau gyda gofal plant, problemau iechyd ac ystyriwch pa gefnogaeth gallwch ei chynnig.	Ni roddwyd rhesymau, tynnwch sylw at yr oriau gwaith disgwyliedig a monitro hyn dros gyfnod amser a gytunir. Os oes anawsterau tu allan i’r gwaith – ystyriwch pa gefnogaeth, addasiadau dros dro y gellid eu gwneud a chytuno ar gynllun i symud ymlaen, dylid cadarnhau hyn mewn ebost. Os oes problemau iechyd – ystyriwch gefnogaeth bellach gan AD / Iechyd Galwedigaethol ac edrychwch ar y trefniadau absenoldeb.	Disgyblu posibl
Absenoldeb o’r gwaith heb unrhyw wyliau wedi eu cymeradwyo ymlaen llaw, a heb roi gwybod.	Ydych chi’n gwybod am unrhyw anawsterau a wynebir gan yr unigolyn a all egluro eu habsenoldeb? Ydych chi’n glir ynghylch beth ddylai staff ei wneud? Edrychwch ar y drefn rheoli presenoldeb a threfniadau gwyliau blynyddol.	Cysylltwch â’r unigolyn ar unwaith i siarad ag ef neu hi i wirio eu bod yn iawn a chael gwybod beth yw eu rheswm am beidio â bod yn y gwaith. Gwrandewch ar eu hymateb a chytuno’r rhesymau am absenoldeb e.e. salwch, absenoldeb heb awdurdod. Rhowch wybod i’r unigolyn os bydd yn absennol heb awdurdod, bydd y diwrnod yn ddi-dâl ac os bydd absenoldeb pellach yn debygol eglurwch beth yw’r ffordd briodol o roi gwybod i chi.	Ar eu diwrnod cyntaf yn ôl yn y gwaith, trefnwch i eistedd gyda’r unigolyn ac eglurwch y trefniadau ar gyfer eich hysbysu o absenoldeb o’r gwaith gan gyfeirio at y polisi rheoli presenoldeb a chanllawiau gwyliau blynyddol. Cadarnhewch y risg o absenoldeb pellach heb awdurdod ac atgoffwch yr unigolyn y gall arwain at gamau disgyblu posibl os byddant yn ei wneud eto.	Disgyblu posibl
Ymddygiad gwael, arthio ar bobl, yn elyniaethus, yn encilgar neu’n ymosodol gyda chydweithwyr, myfyrwyr neu gwsmeriaid.	Ai dyma’r tro cyntaf i ymddygiad o’r fath gael ei ddangos? Ydych chi’n glir ynghylch beth a welwyd gennych, pa adroddiadau gawsoch gan bobl eraill, nodwch ychydig o bwyntiau bwled. Ydych chi’n gwybod am unrhyw anawsterau a wynebir gan yr unigolyn a all egluro eu hymddygiad?	Gwnewch drefniadau i eistedd gyda’r unigolyn yn breifat cyn gynted ag y bo modd. Eglurwch yr ymddygiad a welwyd gennych chi, adroddiadau rydych wedi eu derbyn gan eraill a dywedwch nad yw hyn yn dderbyniol. Dywedwch eich bod yn bryderus amdanynt ac eisiau deall beth sydd wedi eu harwain i ymddwyn yn y ffordd hon?	Os rhannir unrhyw anawsterau, ystyriwch pa gefnogaeth gellir ei chynnig e.e. cynghori, hyfforddi unigol, cefnogaeth Iechyd Galwedigaethol, addasiadau yn y gwaith etc. Os na rannir unrhyw anawsterau, eglurwch pa ymddygiad nad ydych yn disgwyl eu gweld yn y tîm a dylech fonitro ymddygiad yn y dyfodol.	Disgyblu neu Galluogrwydd posibl
Camgymeriadau yn y gwaith a gynhyrchir, gwallau ailadroddus a methu â chyflwyno i’r safon ofynnol	A fu unrhyw newidiadau i’r prosesau, systemau neu ofynion gwaith? Pa raglen dysgu a datblygu sydd wedi eu rhoi i’r unigolyn? Ydych chi’n gwybod am unrhyw anawsterau a wynebir gan yr unigolyn a all fod yn effeithio ar eu gallu yn y gwaith?	Trefnwch i gyfarfod â’r unigolyn a thynnwch sylw at y meysydd gwaith rydych chi’n teimlo sydd ddim yn cwrdd â’r safonau gofynnol, byddwch yn benodol a rhowch enghreifftiau. Trafodwch y rhain gyda’r unigolyn, gofynnwch am eu barn ynglŷn â pha heriau maent yn eu hwynebu gyda’r gwaith. Cytunwch ar beth yw perfformiad da a sut y gallwch gefnogi’r unigolyn i gyflawni hyn.	Rhowch enghreifftiau clir o lefel y gwaith a ddisgwylir a sut rydych yn mesur hyn. Ystyriwch gwaith datblygu pellach trwy gyrsiau byr, cysgodi cydweithwyr neu gefnogaeth un i un oddi wrthoch chi. A all mentora roi cyfle i ddysgu oddi wrth unigolyn arall Os oes unrhyw anawsterau e.e. problemau yn y cartref, iechyd, edrychwch ar gefnogaeth arall trwy Iechyd Galwedigaethol, addasiadau yn y gwaith, cynghori.	Galluogrwydd posibl
Mae dau aelod o’r tîm yn anghydweld ar lafar yn rheolaidd, yn creu tensiynau yn y tîm ac yn effeithio ar y gwaith a gyflawnir	A fu unrhyw ddigwyddiad neu anghytuno sydd wedi sbarduno drwg deimlad neu gasineb? Beth sy’n gyrru pob unigolyn, a yw’r anghydfod oherwydd safbwyntiau gwahanol ac agweddau gwahanol tuag at eu gwaith?	Trafodwch y sefyllfa gyda’r ddau barti yn unigol i ofyn beth sydd y tu ôl i’r anghydfod ac eglurwch nad yw’r effaith ar y tîm a’u hymddygiad at ei gilydd yn dderbyniol. Ymchwiliwch i hyn os byddant yn fodlon eistedd i lawr gyda’i gilydd a thrafod eu rhwystredigaethau gyda chi i geisio datrys y mater.	Yn dibynnu ar natur yr anghytuno a’r emosiynau cysylltiedig gallwch ystyried cyfryngu fel opsiwn posibl a thrafodwch hyn gyda phawb sy’n gysylltiedig. Gofynnwch am gyngor AD i archwilio’r materion sy’n cael eu codi ac i ystyried dewisiadau eraill i fynd ati reoli’r gwrthdaro.	Disgyblu neu Galluogrwydd posibl
Gwrthod gwneud tasg neu weithgaredd	A yw’r cyfrifoldeb wedi ei gynnwys yn swydd ddisgrifiad yr unigolyn? A yw’r dasg neu’r gweithgaredd yn gais rhesymol i’r swydd a’r lefel o gyfrifoldeb a ddisgwylir gan yr unigolyn? Beth sydd y tu ôl i wrthodiad yr unigolyn i wneud y dasg/gweithgaredd? A allent fod yn anhapus am agweddau eraill ar eu cyflogaeth?	Gofynnwch am gyngor AD ar y sefyllfa a thrafodwch yr hyn rydych yn ceisio’i gyflawni. Cael cyfarfod gyda’r unigolyn i drafod, archwilio eu gwrthwynebiad ac os yw’n rhesymol i ofyn, dweud wrthynt eich bod eisiau iddynt wneud y dasg yn unol â’u swydd ddisgrifiad.	Os codir materion yn gysylltiedig â gwybodaeth neu ddealltwriaeth o’r dasg, cynigiwch gefnogaeth trwy hyfforddiant yn y gwaith neu ddatblygiad pellach. Os codir materion eraill, archwiliwch y rhain gyda’r unigolyn a thrafodwch beth y gallwch weithio arno gyda’ch gilydd ac erbyn pryd.	Disgyblu posibl
Yn ddirmygus o ddatblygiad pellach a’r broses PDR, ddim yn cymryd rhan mewn trafodaethau.	Cofiwch fod swydd ddisgrifiadau yn nodi gofyniad i gymryd rhan yn y broses PDR. Beth all fod tu ôl i ddiffyg diddordeb yr unigolyn yn y PDR? Gallai fod yn broblemau tu allan i’r gwaith, iechyd, cymhelliant yn y gwaith.	Eglurwch i’r unigolyn beth rydych yn ei ddisgwyl ohonynt mewn perthynas â’r broses PDR a thynnwch sylw at yr hyn rydych eisiau iddynt ei wneud. Dylech eu hatgoffa am eu cyfrifoldeb i gadw eu sgiliau a gwybodaeth yn gyfredol er mwyn parhau i berfformio eu swydd yn llwyddiannus. Gofynnwch am gyngor AD os yw’r unigolyn yn parhau.	Os oes materion eraill tu ôl i ddiffyg brwdfrydedd yr unigolyn am y PDR, archwiliwch y rhain gyda nhw ac ystyried beth gallwch ei gynnig o ran cefnogaeth.	Disgyblu posibl
Cael anhawster i wneud penderfyniadau, cadw cydbwysedd rhwng gofynion gwaith neu flaenoriaethu ceisiadau.	A oes unrhyw broblem gyda maint y llwyth gwaith a all fod yn effeithio ar yr unigolyn? A yw’r unigolyn wedi cael llawer o brofiad, dysgu, datblygiad mewn rheoli amser a rheoli llwyth gwaith? A oes unrhyw broblem yn y gwaith neu’r tu allan sy’n effeithio ar allu arferol yr unigolyn i flaenoriaethu etc?	Trafodwch yn anffurfiol gyda’r unigolyn neu yn eu PDR os yw hwnnw’n nesáu at archwilio sut maent yn teimlo ynglŷn â gwneud penderfyniadau a chael cydbwysedd rhwng gofynion gwaith. Rhannwch eich sylwadau gydag enghreifftiau penodol. Archwiliwch a oes unrhyw beth arall sy’n digwydd a all fod yn effeithio ar berfformiad yr unigolyn. Cynigiwch gefnogaeth ar ffurf gwybodaeth fel bo’r angen i hyfforddi ac adeiladu hyder yr unigolyn yn y meysydd hyn.	Os nad yw cefnogaeth anffurfiol yn y gwaith yn gwneud gwahaniaeth, trafodwch a threfnwch ddatblygu pellach e.e. cwrs rheoli amser, pendantrwydd. Ystyriwch a fydd cefnogaeth hyfforddwr annibynnol yn fuddiol i’w helpu i ddatblygu a thrafodwch hyn gydag AD.	Galluogrwydd posibl

Gweithredu’n Ffurfiol

Erbyn yr amser mae’n rhaid i chi gymryd camau ffurfiol, mae’n debygol y byddwch yn derbyn cefnogaeth Adnoddau Dynol, fodd bynnag, mae’n ddefnyddiol i ddeall y broses a ddefnyddir wrth gymryd camau ffurfiol a pha wybodaeth mae angen i chi ei darparu Adnoddau Dynol.

Mae’r polisïau a gweithdrefnau ffurfiol yn cynnwys y:

Polisi a Gweithdrefn Gallu
Polisi Disgyblu
Polisi Cwynion
Polisi Rheoli Presenoldeb

Nodyn pwysig: Cyn i chi yn medru symud i unrhyw gamau ffurfiol bydd Adnoddau Dynol angen i chi ddarparu nodiadau manwl am eich gweithredoedd hyd yma o ran:

Ffeithiau am y sefyllfa.
Dyddiadau perthnasol ynglŷn â digwyddiadau a chyfarfodydd.
Pa gamau yr ydych wedi’u cymryd hyd at y pwynt lle rydych yn cysylltu ag Adnoddau Dynol.
Y camau a gymerwyd i wella lefel y perfformiad.
Unrhyw wybodaeth berthnasol arall.

Yn dilyn trafodaeth rhyngoch chi ac Adnoddau Dynol efallai y byddwch wedyn yn penderfynu cymryd camau ffurfiol i fynd i’r afael â mater ffurfiol, neu fod camau pellach fel rhan o’r broses anffurfiol ei angen. Isod mae crynodeb byr iawn o’r prosesau. Dylid yn sicr trafod camau ffurfiol gydag Adnoddau Dynol a fydd yn eich cynghori ar y weithdrefn berthnasol.

Polisi a Gweithdrefn Gallu A Chefnogi Perfformiad

Mae’n bwysig bod y polisi a gweithdrefn gallu, fel gyda phob polisi, yn cael ei weithredu yn gyfartal ac yn gyson i holl staff, ac eithrio staff o fewn ei chyfnod prawf, lle mae gweithdrefn ar wahân yn berthnasol.

Ar gyfer staff academaidd ac academaidd-gysylltiedig, bydd pob cam o fewn y weithdrefn y cyfeirir ati o dan y Statud a bydd dim byd yn y Gweithdrefn Gallu a Cefnogi Perfformiad yn newid neu ddiwygio hawliau unigolion o dan y Statud. Mae cam un o’r broses yn golygu cam rhybudd llafar, cam dau yn golygu cam rhybudd ysgrifenedig a’r trydydd cam gall fod yn golygu diswyddo.

Mae’r Gweithdrefn Gallu a Cefnogi Perfformiad yn mynd i’r afael â’r gallu i gyflawni swydd i’r safonau gofynnol (y “ddim yn gallu”) yn hytrach na materion yn ymwneud â annigonolrwydd bwriadol neu gamymddwyn (y “ddim eisiau “), sy’n cael eu trin drwy gyfrwng y trefn ddisgyblu y Brifysgol.

Polisi a Gweithdrefnau Disgyblu

Mae dwy weithdrefn disgyblu yn y Brifysgol – un ar gyfer staff academaidd a phroffesiynol a’r llall ar gyfer staff cefnogol ac fel gyda’r weithdrefn gallu mae ynddo gyfres o gamau sy’n cynnwys camau anffurfiol a ffurfiol. Mae’r polisi hwn i ddelio â materion o annigonolrwydd bwriadol neu gamymddwyn ( y “ddim eisiau”) yn hytrach na’r “ddim yn gallu”. Os ydych yn dymuno i ddelio â pherfformiad yn y cyd-destun hwn, cyfeiriwch at y polisi a’r weithdrefn berthnasol. Cofiwch fod rhaid i chi ymgynghori a AD cyn dechrau ar ymdrin â materion disgyblu.

Y Weithdrefn Cwyno

Yn y sefyllfa hon bydd aelod o staff wedi nodi ei gŵyn yn ysgrifenedig i chi fel y rheolwr llinell uniongyrchol. Lle mae’r cwyn yn eich chwi fel y rheolwr llinell, yna dylai’r mater gael ei godi gyda rheolwr uwch.

Yna caiff y gŵyn yn cael ei hymchwilio a dylech gasglu gwybodaeth ac ymchwilio i’r gŵyn yn ôl yr angen i ddatrys y mater. Os gall y mater gael ei ddatrys drwy gydnabod a datrys yr achwyniad, yna efallai na fydd angen cael cyfarfod pellach gyda’r aelod o staff. Fodd bynnag, os na all y cwyn yn cael eu datrys yn y dull hwn, dylech wahodd yr aelod staff i fynychu gwrandawiad i drafod y gŵyn. Ar ôl i’r gwrandawiad cwyno cael ei gynnal, dylech ymateb yn ysgrifenedig i’r aelod o staff ac yn esbonio’n glir beth fydd cam (au) fydd yn cael eu cymryd i ddatrys y gŵyn neu, fel arall, pam yr ydych yn ystyried y gŵyn i fod yn ddi-sail.

Os nad yw’n cael ei datrys ar y cam hwn mae’r weithdrefn yn amlinellu camau pellach i fynd i’r afael â’r mater hwn.

Rheoli Absenoldeb

Mater arall a all achosi problemau i chi fel rheolwyr yw absenolwch oherwydd salwch o’r gwaith. Dylech ymdrin yn sensitif â’r staff unigol ond hefyd ystyried effaith absenoldeb tymor hir ar y tîm.

Fel nodyn cyflym i’ch atgoffa sylwer bod rhaid i’r holl staff: roi gwybod yn bersonol i’w rheolwr llinell (neu ddirprwy penodedig) ddim mwy na hanner awr ar ôl eu hamser dechrau gweithio arferol ar ddiwrnod cyntaf eu habsenoldeb, neu cyn gadael y gwaith os byddant yn mynd yn sâl yn y gwaith. O ran absenoldebau hirach:

Absenoldeb o hyd at 7 diwrnod calendr – rhaid llenwi ffurflen hunan-ardystio ar ôl dychwelyd i’r gwaith.
Absenoldeb o 8 diwrnod calendr neu fwy – Mae angen Datganiad Ffit i Weithio (Nodyn Ffitrwydd) gan eu meddyg.
Dylai absenoldeb salwch 5 gwaith neu am 20 diwrnod (absenoldeb tymor byr) mewn cyfnod 12 mis, neu am 20 diwrnod di-dor (absenoldeb tymor hir), dylai’r absenoldeb parhaus gael ei adolygu gennych chi fel rheolwr.

Fel rheolwr dylech sicrhau bod:

Staff yn gwybod am y trefniadau absenoldeb salwch a’u bod yn cael eu gweithredu’n deg a chyson i’r holl staff.
Sicrhau bod y tystysgrifau hunan-ardystio a meddygol yn cael eu hanfon at y Gwasanaethau Iechyd a Diogelwch.
Gwneud trefniadau cyflenwi addas dros y cyfnod o absenoldeb a sicrhau bod tasgau a chyfrifoldebau allweddol yn cael eu trin mewn modd priodol.
Disgwylir i chi gadw mewn cysylltiad â gweithwyr sy’n absennol am gyfnod hir, o leiaf unwaith bob 6 wythnos. Mae’r cyswllt hwn yn ffactor allweddol i helpu staff i ddychwelyd i’r gwaith yn effeithiol.
Cynnal cyfweliadau dychwelyd i’r gwaith ar ôl pob cyfnod o absenoldeb, gan ddilyn canllawiau “ffit i weithio” gan feddygon teulu lle bo’n addas. Gall hyn gynnwys: cynllun dychwelyd i’r gwaith yn raddol, addasu oriau gwaith a baich gwaith; gwneud tasgau eraill dros dro; adleoli ac addasiadau rhesymol i’r gweithle. Nid yw dychwelyd i’r gwaith yn raddol (fel rheol am gyfnod o hyd at bedair wythnos) yn golygu gostyngiad mewn cyflog.

Siart llif crynodeb o absenoldeb salwch

Rhoi gwybod i’r rheolwr am y broblem iechyd sy’n atal unigolyn rhag mynd i’r gwaith

Cofnodi’r rheswm, dyddiad(au) a hyd yr absenoldeb salwch a’r rhwystrau sy’n atal dychwelyd i’r gwaith
Cadwch gopi o’r Nodyn Ffit i Weithio ar gyfer eich cofnodion ac anfon y dystysgrif wreiddiol ymlaen ar unwaith at y Gwasanaethau Iechyd a Diogelwch er dibenion y gyflogres

Absenoldeb salwch tymor byr

Mae’r cyfnod hunan-ardystio yn para 7 diwrnod calendr.
Ni ddisgwylir i reolwyr gysylltu â staff sydd i ffwrdd o’r gwaith gyda salwch tymor byr. Cyfrifoldeb yr aelod staff yw rhoi gwybod i’r rheolwr nad ydynt yn gallu gweithio a nodi pryd maent yn disgwyl dychwelyd i’r gwaith.
Dylai rheolwyr ofyn am gyngor gan eu cyswllt AD enwebedig os bydd angen eu cyngor.
Dylid cadarnhau cyfnod monitro gyda’r gweithiwr a’i adolygu’n unol â hynny.

Absenoldeb salwch tymor byr a thymor canolig cyson
Dylai rheolwyr gynnal cyfarfod adolygu absenoldeb gyda’r rhai sydd wedi bod ar absenoldeb salwch 5 gwaith / neu am 20 diwrnod fel absenoldeb tymor byr mewn cyfnod 12 mis a’r rhai sy’n dychwelyd o absenoldeb salwch tymor canolig (7–20 diwrnod).

Os bydd absenoldebau yn parhau bydd gweithredu ffurfiol yn parhau yn ôl y drefn tymor byr.
Dylai rheolwyr barhau i fod mewn cysylltiad ag AD. Gall hyn arwain at rybudd ysgrifenedig terfynol / diswyddiad ar sail galluogrwydd.
Dylai rheolwyr ofyn am gyngor gan eu cyswllt AD enwebedig os bydd angen eu cyngor.
Dylid cadarnhau cyfnod monitro gyda’r gweithiwr a’i adolygu’n unol â hynny.

Absenoldeb salwch tymor hir

Sefydlu a chynnal cyswllt lles bob 6–8 wythnos a sicrhau bod slipiau cyflog yn cael eu hanfon ymlaen at yr aelod staff.
Mae AD yn gyfrifol am roi gwybod i weithwyr cyn y dyddiad lleihau cyflog oherwydd absenoldeb salwch.
Bydd yr Ymarferydd Iechyd Galwedigaethol yn cynnig arweiniad i’r aelod staff a’r rheolwr i gefnogi dychwelyd i’r gwaith neu, os yn berthnasol, cynorthwyo gyda’r broses o ymddeol ar sail afiechyd.
Gall absenoldeb tymor hir hefyd arwain at drafodaethau ynglŷn ag adleoli, dyletswyddau gwahanol, ailhyfforddi etc.
Os nad yw ymddeoliad cynnar ar sail iechyd yn opsiwn ac mae pob llwybr arall ar gyfer dychwelyd i’r gwaith wedi eu harchwilio a/neu nid yw’r aelod staff yn debygol o ddychwelyd i’r gwaith mewn unrhyw ffordd yn y dyfodol agos yna bydd yn arwain at ddiswyddiad ar sail afiechyd.

Senarios a chamau gweithredu posibl – Absenoldeb

Senario	Ystyriaethau anffurfiol i reolwyr	Camau i’w cymryd ar unwaith	Ystyriaethau tymor byr	Tymor Hir
Absenoldeb tymor byr ysbeidiol	Trwy gynnal cyfweliadau dychwelyd i’r gwaith ceisiwch weld a oes unrhyw broblemau iechyd sylfaenol neu faterion personol a all effeithio ar bresenoldeb.	Rhaid cynnal cyfarfod rheoli absenoldeb ar y diwrnod cyntaf ar ôl dychwelyd i’r gwaith lle trafodir yr absenoldeb ymhellach a lle bo angen, cytunir ar amserlen ar gyfer gwella presenoldeb a dechreuir cyfnod monitro.	Caiff pwyntiau ysgogi ymarfer gorau y brifysgol (gweler uchod) eu dechrau mewn modd amserol.	Symud i absenoldeb tymor hir neu broses galluogrwydd.
Absenoldeb tymor hir	Ar ôl derbyn nodyn ffit i weithio, adolygu’r rheswm am yr absenoldeb a’r effaith bosibl ar waith yr unigolyn a’r tîm.	Yn unol â pholisi’r brifysgol, cadw cyswllt rheolaidd a threfnu Cyfarfod Rheoli Presenoldeb gydag AD ac Iechyd Galwedigaethol.	Os bydd angen cefnogaeth bellach, dylai’r aelod staff, y rheolwr, AD ac Iechyd Galwedigaethol gytuno ar addasiadau rhesymol i gefnogi dychwelyd i’r gwaith yn effeithiol.	Proses galluogrwydd gydag ystyriaethau posibl o ymddeol ar sail afiechyd neu derfynu ar sail galluogrwydd/afiechyd.